Las 10 funciones secretas de Excel para ser mucho más productivo

Desentrañar todas las funciones de Excel, la legendaria aplicación de hojas de cálculo creada por el gigante estadounidense Microsoft es una tarea compleja, pero no imposible. 

El premio es grande. ¿Por qué? las personas que consiguen superar la difícil misión adquieren un plus de productividad, debido a que el software desarrollado por la firma fundada por Bill Gates está presente en la mayoría de las firmas del planeta.

En los últimos tiempo, incluso, el software de Microsoft permite seguir en tiempo real la marcha de las acciones.

A continuación, un breve resumen de las funciones y atajos de teclado más frecuentes para facilitar la organización, automatizar cálculos y ahorrar tiempo.  

Por CARLOS ALTEA

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Atención. De acuerdo a la versión de Excel que utilice en su empresa, es posible que se deba utilizar la “coma” o “punto y coma” al separar valores.

SUMA

La función quizá más usada de Excel, para la que se debe usar la fórmula =SUMA(A1:A5). Este ejemplo, sirve para sumar el intervalo de celdas de A1 a A5 incluyendo las que están en medio.

Además, entre paréntesis se puede incluir tanto números como celdas individuales o intervalos de celdas.

Puede usarse, según el símbolo correspondiente, para sumar (+), restar (-), multiplicar (*) y dividir (/). Por ejemplo, la clave =SUMA(A1:A5)*10 suma el intervalo entre A1 y A10 y multiplica el resultado por 5.

SI

Función disponible en las hojas de cálculo para responder preguntas en base a un valor concreto.

Por ejemplo =SI(B2=1;”Sí”;”No”). Si la celda B2 tiene el valor 1, la respuesta será “Sí”. De lo contrario, verás “No”.

Es útil para obtener alertas en el caso de que el presupuesto excede determinadas cantidades.

BUSCAR

Permite hallar valores en una fila o columna. BUSCAR se aplica escribiendo en una celda BUSCAR(valor_buscado; vector_de_comparación; [vector_resultado]) donde valor_buscado es lo que se busca a modo de referencia (número, texto, nombre de referencia…). El vector de comparación se refiere a dónde se tiene que buscar (un intervalo de celdas, por ejemplo). En el [vector_resultado] está lo que se busca realmente, porque lo desconocemos, a través del valor buscado.

Ejemplo =BUSCAR(7;A2:A10;B2:B10) busca el valor 7 en las celdas comprendidas entre A2 y A10 y muestra el resultado que aparece en el intervalo B2 a B10.

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BUSCARV

A diferencia de la anterior, esta práctica función de Excel está destinada a buscar en una tabla entera. La sintaxis es =BUSCARV (Valor que buscamos; intervalo o rango en el que buscamos ese valor; el número de columna del rango o intervalo que contiene el valor devuelto; Coincidencia exacta o Coincidencia aproximada indicado como FALSO o VERDADERO).

Ejemplo =BUSCARV(D7;B2:E11;3;FALSO) D7 es el valor a buscar, B2:E11 es un rango o intervalo donde se encuentra el dicho valor y 3 es el número de la columna donde se encuentra el valor que queremos obtener. FALSO apunta a la obtención de un valor concreto.

COINCIDIR

Útil para buscar la posición de un elemento en un intervalo de celdas.

Ejemplo =COINCIDIR(8;A1:A7;0). En este caso, 8 sería el valor buscado entre las celdas ubicadas entre A1 y A7. Por último 0 se refiere a qué tipo de coincidencia buscamos.

Existen tres clases de coincidencia: 1 indica que el valor mayor que es menor o igual que el valor buscado.

0 muestra el primer valor exactamente igual que el valor buscado y -1 muestra el valor menor que es mayor o igual que el valor buscado.

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ELEGIR

Con esta función en Excel se puede obtener un valor de una lista de hasta 254 posibles.

Ejemplo =ELEGIR(2;A2;A3;A4;A5) se muestra el segundo valor del rango A2 a A5. Eso sí, se debe incluir cada celda en vez de indicar un intervalo.

FECHA

Si se pretende obtener una fecha, puedes hacerse a través de tres valores diferentes: año, mes y día, en ese orden.

Ejemplo =FECHA(C2,A2,B2) muestra el año de la celda C2, el mes de la celda A2 y el día de la celda B2. Es aconsejable mostrar los años con cuatro cifras.

DIAS

Muestra la cantidad de días transcurridos entre dos fechas diferentes. Con la expresión =DIAS(fecha final; fecha inicial) obtendremos el resultado en forma de valor numérico.

Ejemplo: =DIAS(A5;A1) o =DIAS(03/08/2003;05/03/1997). En este ejemplo, el resultado otorga 2342 días.

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ENCONTRAR y ENCONTRARB

Permite hallar una cadena de texto dentro de una segunda cadena. El resultado obtenido será la posición inicial de la primera cadena de texto.

Ambas funciones se utilizan con la estructura =ENCONTRAR(texto_buscado; dentro_del_texto; [núm_inicial]).

En “texto buscado” se indica la expresión escrita que se debe buscar entrecomillada. En “dentro del texto” se muestra la celda donde se encuentra (A1, por ejempl). De forma opcional, se puede incluir un “número inicial” para que la búsqueda comience desde un carácter en concreto.

INDICE

Indica el valor o referencia de una celda o matriz de celdas desde una tabla o rango. Con =INDICE (matriz; núm_fila; [núm_columna]) se indica un rango entre dos celdas de una o más columnas, el número de la fila donde buscar y, en el caso de existir varias columnas en el rango, el número de la columna donde devolver un valor. El resultado es el último valor.

Ejemplo =INDICE(A1:B5;2;2) donde A1:B5 es la matriz que integra las columnas A y B desde las filas 1 a 5.