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Estos son los 10 trucos de Excel que ayudan a conseguir trabajo

Se trata de una serie de tips para utilizar de una forma más práctica y ágil la legendaria planilla de cálculos.

24 de Junio 2019
Estos son los 10 trucos de Excel que ayudan a conseguir trabajo

Conseguir un nuevo trabajo siempre resulta una empresa complicada. Más allá de la experiencia que una persona pudo haber adquirido previamente, la situación suele generar incertidumbre, ansiedad, y nervios por igual. 

Los problemas no culminan allí. Una vez que la persona consigue el empleo, debe demostrar rapidez y agilidad para poder conservarlo.

A continuación se enumeran una serie de tips indispensables que nos ofrece la aplicación Excel que pueden colaborar a la hora de buscar empleo (y preservarlo) ya que facilitan el uso de la legendaria hoja de cálculo.

1. Copiar formato

Este truco permite copiar fácilmente cualquier formato existente en alguna de las celdas de la hoja de cálculo. El usuario deberá situarse en la pestaña de la cual desea copiar el formato, luego dirigirse a la pestaña Inicio y buscar la opción “Copiar Formato”. Luego, deberá volver a ir a la primera pestaña y cliquear para que se modifique el formato (tamaño de la celda y color). Si quiclea dos veces sobre la celda “Copiar Formato”, podrá después copiar el formato en la cantidad de celdas que así lo desee.

2. Copiar registros únicos

Ideal para copiar registros o ingresos y que no se repitan más de una vez. Para conseguirlo, existen dos formas. La primera manera de lograrlo es copiar toda la columna y dirigerse a la pestaña “Datos”. Una vez allí, deberá buscarse la pestaña “Quitar duplicado”. Una vez que se acepta, el programa vuelve a pedir que se confirmen las columnas de las cuáles no se quiere duplicar el contenido. Se le brinda a continuación aceptar y, de inmediato, Excel quita las palabras duplicadas.

La segunda forma: se selecciona la misma tabla y luego se busca la pestaña “Datos”. Una vez allí, se busca la sección “Avanzadas”. Aparecerá una columna que brindará la posibilidad de “Copiar a otro lado” el contenido de la tabla. El usuario debe buscar elegir el lugar e indicar “Solo registros únicos”. Otra vez, de forma inmediata, el programa replicará el contenido de la columna sin duplicar el contenido.

3. Listas desplegables

Le dan otro toque u estilo a la hoja de cálculo Excel. Se deberá ir a “Datos”, y a partir de allí dirigirse a “Validación de datos”. Una vez que se despliegue otra pestaña se repetirá la elección de “Validación de datos”. Aparecerá una nueva ventana. Allí el usuario deberá buscar y elegir la opción “Lista”. Allí deberá marcar la opción "Origen" y seleccionar la columna o lista deseada y después “Aceptar”.  Esta acción habilitará un pequeño cuadro desplegable en el borde inferior de la celda elegida. Haciendo click allí, aparecerá toda la lista desplegable antes seleccionada. Si se pretende buscar algo dentro de la celda vacía y sin quererlo el usuario se equivoca a la hora de la escritura, el programa alertará que no se encuentra esa palabra dentro de la lista elegida.

También existe un modo un poco más sencillo de llevar adelante la “Lista desplegable”. Si al usuario no le aparece dentro de la barra la lista de “Fórmulas” para revisar cuál es la que contiene las celdas, deberá ir a “Vista” y buscar la pestaña “Barra de Fórmulas”. Al poner el visto la “Barra de Fórmulas” aparecerá de forma inmediata.

La forma más sencilla de realizar la lista desplegable es copiar las celdas elegidas y dirigirse al “Cuadro de nombres”. Allí se elegirá una palabra para designar a la lista y apretar “Enter”. Luego, el usuario deberá ir a otra celda elegida, o crear una nueva hoja de cálculo. Allí se deberá elegir “Validación de Datos”, ir a la pestaña “Lista”. En el casillero de abajo se incluye el símbolo de igual “=” y a continuación el nombre asignado a la otra lista en el “Cuadro de Nombres”. Al aceptar, aparecerá el contenido de la lista anterior en la celda seleccionada por el usuario.

4. Incluir fecha de forma automática

Para conseguirlo, el usuario deberá mantener presionada la tecla “Control” y enseguida la tecla que incluye el signo de la coma (,). De ese modo, aparecerá la fecha actual en la celda que el usuario pretenda. Otro modo de obtener la fecha actual es incluir en la celda el signo igual (=), seguido de la palabra “hoy”, y la apertura y cierre de los paréntesis.

5. Combinar textos

El usuario deberá apretar la tecla "Shift" y luego la tecla que posee encima el símbolo "Y" (&). Así, si se quiere juntar el contenido de la celda C2 y D2 en la celda E2, por ejemplo, el usuario deberá escribir sobre E2 la siguiente fórmula: =C2&” “&D2 y Enter. La inclusión de las dos comillas y un espacio intermedio básicamente separa el contenido de ambas celdas en el nuevo destino.

6. Autosuma

Brinda la posibilidad de sumar de forma automática toda una columna. Se elige la columna que se quiere sumar, y luego debe dirigirse a la pestaña “Inicio” y a la opción “Autosuma”. Una vez que haga click, los valores de la columna elegida se sumarán. Otro modo desde el teclado: se debe apretar las teclas “Alt”, “Shift” y la que posee el símbolo igual (=).

7. Imprimir

Se eligen las celdas que se desean imprimir e ir a la pestaña “Vista”. Allí se debe buscar la opción “Ver salto de Página”. Esto brindará al usuario la posibilidad de observar la vista de impresión. Aparecerán quizá algunas líneas azules, las cuáles marcan cómo se divide esa impresión y en cuánta cantidad de hojas. Para enviar a imprimir el contenido deseado debe imprimirse la tecla “Control” sumado a la tecla “p”. Eso guiará al usuario a la vista de impresión.  Para evitar el desorden en la impresión (o utilizar páginas de más), en la vista previa el usuario debe mover las líneas azules hasta el borde que uno pretenda. De ese modo, el programa acomodará de una mejor forma el material a imprimir. Si el usuario aprieta nuevamente “Control” y “p” verá la nueva conformación de la página y cómo será impresa.

8. Trasponer filas y columnas

El usuario debe seleccionar el contenido o rango de datos. Se aprieta el botón derecho del mouse y cliquea sobre “Copiar”. Luego puede duplicar esa columna en cualquier lugar u otra hoja de cálculo.

Si el usuario prefiere modificar el contenido, debe apretar el click derecho, buscar la pestaña “Pegado Especial”. Se desplegará un nuevo menú. Allí deberá elegir “Trasponer”. También se puede optar por la pestaña “Valores” para que el programa no copie el resto de la fórmula sino simplemente los datos. Al cliquear aceptar, Excel mostrará una copia exacta del primer contenido seleccionado.

9. Uso de mayúsculas

Es para pasar a mayúsculas todos el contenido de una determinada columna. Se ubica al lado de la celda que se quiere modificar. Se escribe el símbolo igual (=) se agrega la palabra MAYUSC, se abre paréntesis y se selecciona celda que se necesita modificar la información. El programa copiará la información. Allí, el usuario deberá cerrar el paréntesis y darle Enter. Automáticamente, el contenido aparecerá escrito en mayúsculas. Si desde el borde derecho inferior, el usuario arrastra la columna, toda la información de la columna elegida aparecerá también en mayúsculas.

Para borrar el formato y utilizar solo los datos -para evitar dolores de cabeza-, se selecciona la columna deseada, se cliquea el botón derecho y se elige "Copiar". Luego se elige la celda donde se va a pegar. Otra vez botón derecho, la pestaña "Pegado Especial", y allí dentro una vez más elegir "Pegado Especial". Se desplegará una nueva pestaña y el usuario deberá elegir "Valores". Una vez que se aprete aceptar, Excel duplicará la columna sin las fórmulas. Esto permitirá borrar la columna que poseía las fórmulas de las mayúsculas y trabajar sin ningún tipo de inconvenientes. Es decir, solo con el formato de "Valores"

10. Búsqueda avanzada

Para que busquen determinadas palabras de una forma distinta. “Control” y la tecla “B”. Aparecerá una nueva ventana de búsqueda. Allí si se escribe la palabra Juan, el programa buscará el resultado próximo inmediato. Sin embargo, si se pretende encontrar a todos los trabajadores, por ejemplo, llamados Juan, el usuario puede escribir Jua, sumado el cierre de interrogación (¿) y el asterisco. Aparecerán todos los Juan y si lo pretenden, podrán hasta reemplazar los nombres por otras palabras.



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