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3 errores fatales que cometen todos cuando mandan mails (no son los que pensas)

Una especialista estadounidense se centró en las equivocaciones pequeñas pero molestas que suelen suceder cuando no se presta la suficiente atención.

27 de Diciembre 2018
3 errores fatales que cometen todos cuando mandan mails (no son los que pensas)

El correo electrónico se ha transformado, desde hace bastante tiempo, en una herramienta laboral de la que es prácticamente imposible prescindir.

Sin embargo, la velocidad con la que hoy se trabaja hace que las personas cometan errores al momento de responder e-mails, con palabras más escritas (más cuando hay correctores ortográficos incluidos) y olvidos  de las personas que se quiere incluir en copia. Eso, según la especialista Stacey Gawronski, del blog The Muse, “es de amateurs”.

Y, sin embargo, los errores hacen que quienes reciben el mensaje se centren en el error en lugar del contenido puntual. Un error tipográfico puede redundar en la pérdida de un negocio o una oportunidad de trabajo. 

Hay puntualmente tres errores básicos al enviar e-mails que pueden evitarse fácilmente.

1. Olvidarse el adjunto

Ahora, existe una funcionalidad poco reconocida pero muy útil que incorporan tanto Gmail como Outlook: el mensaje que pregunta si el usuario se olvidó de adjuntar un archivo. Es sencillo: si uno escribe, por ejemplo, “te adjunto el archivo de la presentación”, el sistema reconoce esa palabra “adjunto” y lanza la alerta al momento de hacer clic en Enviar.

Así se pueden enviar esa cadena de mensajes de “te olvidaste el adjunto” y “bueno, ahora sí”, etcétera, etcétera. Hay que recordar que esos descuidos hacen mella en la reputación de quien se olvida.

2. Escribir demasiado

Es un error confundir al correo electrónico con las cartas de antaño, donde uno escribía largos párrafos y esperaba la respuesta durante semana. En la actualidad, los correos tienen que ser sucintos porque todos leemos decenas o cientos de correos por día.

Otro error común es enviar un mail contando parte de la situación y luego recordar algo y enviar otro y más tarde acordarse de una tercera cuestión y mandar otro más y así. Lo ideal es enviar un solo mail, por lo que conviene tomarse el tiempo necesario para reunir todos los temas y enviarlos en un único correo.

“Aprender a decir lo que necesita de manera directa puede requerir práctica, pero vale la pena el esfuerzo a largo plazo. Lea todo lo que escribe antes de enviar y recorte cualquier cosa innecesaria, como palabras, líneas o incluso párrafos enteros que solo repiten o regurgitan lo que ya ha dicho. Puede ser tentador explicar en exceso, pero la mayoría de las veces, sus intentos parecerán repetitivos”, desarrolla la especialista.

Aprender a escribir con un propósito y un sentido de la dirección le será útil en sus numerosas correspondencias de correo electrónico profesional. Su lector se lo agradecerá por la brevedad y será mucho más probable que responda de la misma manera, en lugar de dejar que su mensaje demasiado largo quede sin leer en un lugar competitivo”, cierra.

3. Escribir mal el nombre de quien recibirá el mail

“No hay excusas para escribir mal el nombre de la persona que está del otro lado”, advierte Gawronski. El nombre suele aparecer en el mail o en la firma y, ante cualquier mínima duda hay que rechequear no solo no equivocarse de persona sino la correcta grafía –esto incluye la manera en que se firma… si una persona se llama Juan Martín pero prefiere ser llamado por su segundo nombre, hay que tomarlo en consideración-.

¿Toma dos segundos extra? Por supuesto. Pero, obviamente, en el gran esquema de las cosas, eso no es nada de tiempo. Preferiría hacerlo bien la primera vez que disculparme por mi error por descuido. Si estás tan ocupado que ni siquiera puedes obtener el nombre de la persona a la que te estás dirigiendo correctamente, ¿qué más estás obligado a hacer apresuradamente? Eso es lo que se preguntará su lector”, amplia la bloguera.  Lo más importante al enviar un mail de trabajo es mostrar la profesionalidad de cada uno y eso se muestra hasta en las pequeñas cosas.



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