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El truco para ser un "ninja del mail": solo vas a necesitar leer pendientes dos veces al día

La clave es establecer dos momentos, de 15 minutos, para maximizar el tiempo.  26 de Abril 2018
El truco para ser un "ninja del mail": solo vas a necesitar leer pendientes dos veces al día

La vida laboral puede ser, por momentos, ajetreada. Las ocho horas laborales no siempre alcanzan y el trabajo se acumula. Uno de los culpables más señalados siempre es el email: es allí donde se juntan pedidos, consultas y, también, basura. En su nuevo libro, la psicóloga y emprendedora inglesa Julia Hobsbawm dice que malorganizar el tiempo en el trabajo puede resultar en un jaque a la salud: “Estamos a punto de entrar en una crisis de salud si no mejoramos el tiempo que le dedicamos a la tecnología; hay que mejorar el balance con la vida real”, le comentó al diario The Guardian. Hobsbawn sabe una cosa o dos del tema: fundó Julia Hobsbawm Associates en 1992 para dar servicios de consultoría y, junto con Sarah Brown, una consultora de comunicación. En 2005 fundó Editorial Intelligence, una empresa que factura, anualmente, varios millones de dólares.

 

Enfundada en su experiencia personal pero también con la experiencia de algunos papers detrás, la experta recomienda quitar las notificaciones de mails del celular y dedicarle solo dos momentos preestablecidos --uno a la mañana, cuando comienza el día, y otro hacia el final-- para contestar los mails. En su libro explica que el correo electrónico genera, en las personas, un impulso de “recompensa”. El cerebro se activa cuando nos llega un email porque pensamos que puede ser una buena noticia entonces lo chequeamos una y otra vez con la esperanza de sentir esa sensación de bienestar nuevamente. Si se separan bloques de 30 minutos --y se es selectivo respecto a qué correos importan leer y cuáles no-- entonces se puede vencer esta compulsión.

Otros consejos

Para ser un verdadero “ninja” del email, sin embargo, se necesitan seguir otros trucos. Uno muy común es también bien analógico: no confiar en la memoria --en que vamos a recordar tal evento-- si no que conviene escribirlo en un pedazo de papel. Eso logra dos cosas: por un lado, sacarlo de la cabeza y, por el otro, enfocarse enteramente en lo que importa. Hoy, además, hay herramientas de software como notes de iOS que ayudan en esta tarea. Si son muchas cosas, también conviene hacer listas y hacerle un “tick” cuando se completa. Esto, dicen, ayuda a ver el progreso de actividades y a seguir un orden en el día.

 

Lo más importante, todos coinciden, es evitar el multitasking. Es difícil. La experta reconoce que hoy hay cada vez más eventos compitiendo por la atención de las personas. Si hay un deadline, aconseja, conviene concentrarse solo en eso. En esos días, las notificaciones deberían estar apagadas 100% del tiempo: cuando nos desconcentramos por un ruidito tardamos, en promedio, 23 minutos en volver a nuestra tarea.



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