Es influencer y filtró los mejores trucos de Excel que se usan en todas las empresas

A través de la red social TikTok, un mexicano explica cómo utilizar Excel para analizar datos de manera más eficiente.

Hoy en día, los estudiantes buscan clases de apoyo online para aprobar asignaturas en las redes sociales. Un buen ejemplo, aunque internacional, es Julio Profe, el famoso profesor que se hizo famoso en YouTube por enseñar matemáticas y física.

Por otro lado, la pandemia obligó a millones de profesores a tomar su ejemplo: comenzaron a utilizar Zoom y Google Meets y, en muchos casos, empezaron a indagar en los nuevos formatos que ofrece la plataforma de video TikTok.

Uno de ellos es Patricio de la Garza y usa esta última red para enseñar Microsoft Excel y análisis de datos. En casi todos los trabajos se usa Excel para generar planes de negocio, armar reportes financieros, producir reportes de gastos, etcétera. Las planillas de cálculo sistematizan el trabajo porque son una herramienta poderosa y relativamente simple. Sin embargo, en ocasiones toma mucho tiempo dominar todos sus recovecos.

Actualmente, el joven está terminando la universidad y está estudiando dos carreras en simultáneo. "Me dedico al análisis de datos en una consultora de empresas, donde ayudamos a empresas privadas en México a consolidar su crecimiento y aumentar su rentabilidad", contó de la Garza en diálogo con Infotechnology.

De la Garza hace tutoriales explicando funciones, jerarquías, tablas, gráficos y curiosidades de Excel. Su formato favorito son videos de 60 segundos en los que explica diferentes ejercicios. Para su sorpresa, ya superó los 483.000 seguidores en la red social y tiene más de 840.000 me gustas.

"Al aprender programación, volví a utilizar Excel de una manera más activa y avanzada. Si el uso de Excel me ha ayudado a mí y a diferentes clientes, ¿por qué no enseñar y compartir el conocimiento con más personas?", asegura. 

En cuanto a su motivación para crear una cuenta de TikTok, el joven cuenta que lo motivó la ola de nuevos usuarios en la plataforma: "Me di cuenta que TikTok estaba teniendo un crecimiento exponencial en usuarios y quería crear una comunidad enfocada en aprender cosas útiles para la vida laboral todos los días. Fue el 28 de diciembre del 2020 cuando subí mi primer video y no puedo estar más agradecido por todo el apoyo que he recibido", dice el influencer.

Uno por uno, los mejores trucos de Excel

1. Utilizar el Autocompletar

Es una herramienta sencilla. Suponga el lector que quiere llenar las celdas todos los días de un mes. Hay que escribir los primeros tres o cuatro días, luego elegir las celdas escritas y finalmente tomar desde la esquina inferior derecha y estirar la ventana hacia abajo. El resultado será que el resto de las celdas tendrán las fechas subsiguientes.

2. Usar Relleno Flash o rápido. Esta herramienta combina y extrae datos basados en los patrones de datos ingresados en la primera columna.

Tal como se explica en la página de ayuda de Microsoft: "Supongamos que la columna A contiene nombres, la columna B, apellidos y que quiere rellenar la columna C con los nombres y los apellidos combinados."

"Si establece un patrón escribiendo el nombre completo en la columna C, la característica Relleno rápido de Excel rellenará el resto de forma automática según el patrón que proporcione. Escriba el nombre completo en la celda C2 y presione ENTRAR. Comience a escribir el siguiente nombre completo siguiente en la celda C3. Excel detectará el patrón que proporcione y le mostrará una vista previa del resto de la columna rellenada con el texto combinado. Para aceptar la vista previa, presione la tecla ENTRAR."

"Si el Relleno rápido no genera una vista previa, puede que no esté activado. Puede ir a Datos > Relleno rápido para ejecutarlo de forma manual, o pulsar Ctrl+E. Para activar el Relleno rápido, vaya a Herramientas > Opciones > Avanzadas > Opciones de edición y seleccione la casilla Relleno rápido automático."

3. Usar F4 para automatizar una tarea repetitiva

La tecla F4 se puede usar para evitar el trabajo repetitivo. Permite repetir la última tarea realizada. Además, sirve para cerrar la planilla (CTRL + F4) y el programa (ALT + F4).

4. Utilizar los atajos de la tecla CTRL. Hay muchos atajos que sirven para hacer más eficientes las tareas.

CTRL + SHIFT + Tecla hacia abajo: Selecciona todos los datos de la columna debajo de la celda donde está el cursor.

CTRL + SHIFT + Tecla hacia arriba: Selecciona todos los datos de la columna arriba de la celda donde está el cursor.

CTRL + SHIFT + Flecha hacia la derecha: Selecciona todos los datos a la derecha de la columna.

CTRL + SHIFT + Flecha hacia la izquierda Selecciona todos los datos a la izquierda de la columna.

CTRL + Shift + End (o Fin): Llega el cursor a la última celda de la derecha de la planilla que contiene un dato.

Para más datos, chequear la lista acá.

5. Agregar una nota para explicar las fórmulas y funciones utilizando N()function

Para agregar notas a las celdas con notas explicativas que servirán para recordar y explicar fórmulas y funciones complejas a otros usuarios, hay que agregar +N("la nota"). Por ejemplo: =SUM(B1:B2:N3) +N("Comentario") y este aparecerá cuando haga clic en la celda.

6. Usar "Pegado especial" para hacer cuentas rápidas

Es una manera de hacer cuentas de manera veloz. Así funciona: supongamos que hay una lista de números que hay que dividir por 50. Se anota 50 en una celda separada, se eligen los números que quieren dividirse y luego se hace clic derecho y se elige "Pegado especial". A continuación aparecerán una lista de opciones para elegir, entre ellas cuentas sencillas, se hace clic en Dividir y listo, todos los números elegidos serán divididos por 50.

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