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Así se digitalizó Puppis, la cadena de productos para mascotas

La cadena de productos para mascotas Pet Supplies, cuyo nombre comercial es Puppis, invirtió US$ 100.000 para actualizar la plataforma de gestión.

Por Ricardo Goldberger - 16 de Enero 2017
Así se digitalizó Puppis, la cadena de productos para mascotas

En 1997, Juan Solari se hizo la siguiente composición de lugar: por un lado, los seres humanos tenemos cadenas de tiendas, como autoservicios, supermercados, locales de ropa; por el otro, las mascotas forman parte de la familia. Conclusión: ¿por qué las mascotas no tienen tiendas dedicadas a ellas? Y así, sobre la avenida Fleming, en la localidad de Martínez, provincia de Buenos Aires, Solari abrió Puppis, el primer local especializado en productos y servicios — comida balanceada, accesorios y servicios — para los animales domésticos. Hoy, es una cadena con 12 negocios.

Puppis creció lenta pero firmemente durante 17 años. Sin embargo, en 2014, se inició una nueva etapa, cuando el fondo de inversiones AGF (Argentina Growth Fund), creado por los argentinos Eduardo Novillo Astrada y Damián Nogaró, compró parte de las acciones. Con un monto original de $ 30 millones, la propuesta de AGF consistió en expandir y profesionalizar el negocio de Puppis, lo que incluía renovar el sistema informático de gestión de la compañía. Hoy, el fondo tiene el 90 por ciento de la firma, según dice el ge ren te General, Damián Nogaró.

 

Compra y profesionalización

La empresa se llama Pet Supplies International y Puppis es, hoy, su nombre comercial. Al ingresar AGF, Puppis se manejaba con una versión desactualizada del software Tango para las actividades contables básicas y en punto de venta y planillas de cálculo. Había ocho personas en administración pero ningín responsable de IT. Federico Ferraiuolo, jefe de Administración y Finanzas, relata: “Cuando entramos, el promedio de estadía en la empresa de la gente de administración era de unos 10 años y se manejaba como una em - presa familiar. Empezamos a implementar la mejora continua de procesos tanto en la operación, como en la parte financiera y comercial”.

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En 2014 armaron un RFP (Request for Proposal, documento que contiene las bases para que los proveedores realicen sus propuestas técnicas y económicas, ante un proyecto solicitado) y realizaron una especie de licitación, aunque, en rigor, la elección del sistema fue de otra manera. Continúa Nogaró: “Era la típica Pyme argentina manejada por su dueño. Teníamos el desafío de pasar de una em presa familiar a una más profesional, con procesos, sistemas y gestión. Requiere de mucha más inversión, pero te permite después ser mucho más escalable”. La base fue una soluciónde SAP. Ferraiuolo comenta: “A fines del 2013, nos acercamos a Seidor, consultando por un ERP y una solución en punto de venta. Nos ofrecieron SAP R/3 —que ya conocían porque lo utiliza la empresa madre—, pero la propuesta no estaba al alcance de Puppis. Seis meses más tarde, ellos se acercaron para mostrarnos SAP Business One, una herramienta que cubría las necesidades que Puppis había planteado”.

Aquí toma la palabra Diego Dubini, director de SAP Business One Argentina en Seidor. “Nos encontramos con una compañía que tenía operaciones con diferentes tasas de impuestos, diferentes descuentos y la localización, que se veía afectada por un volumen muy grande de transacciones.” Dubini explica que, en el mundo del comercio minorista, el control de compras e inventario es crítico. “En este segmento, estar tan orientado al cliente y a las ventas, te hace descuidar un poco el backoffice.” Ferraiuolo, por su parte, refiere que cuando entraron se encontraron con un sistema Tango Gestión, en la central, y un Tango Punto de venta en las sucursales, todos desactualizados. La consolidación entre los dos Tangos se hacía manualmente.

Damián Nogaró, gerente General de Puppis, junto a sus colaboradores.

El primer paso consistió en mejorar los procesos en punto de venta: decidieron cambiar a Hasar I-Point en cada sucursal más un servidor en casa central. Se cerraba el día en cada sucursal, la información se enviaba automáticamente al servidor central y ahí se bajaba y procesaba manualmente. Lo que la gente de Puppis le había pedido a Seidor era poder tener una experiencia de atención al cliente omnicanal con una estructura que lo soporte. En otras palabras, poder hacer una venta presencial, por teléfono u online y que el cliente tuviera la misma experiencia.

“Para el proyecto que nosotros teníamos y la cantidad de información que pensábamos procesar, Tango ya quedaba chico”, precisa Ferraiuolo. El proceso de compras es clave en el retail porque se pueden tener descuentos basados en el volumen de compra y esa información es clave para negociar con los proveedores. Por eso, además, la confección de listas de precios es un asunto complejo. “Puppis tenía un departamento de Sistemas muy chico y lo que querían es ser independientes”, resume Dubini.

 

Los desafíos

“Se trabajó mucho en hacer un relevamiento de lo que había, para tener bien definidos los alcances y requerimientos”, narra Dubini. Y agrega Ferraiuolo: “Cuando nos hicieron las demos de SAP BO, vimos que las funcionalidades que tenía se asemejaban mucho a lo que necesitábamos: toda la información en un solo lugar. La buena práctica en las compras es lo que define la utilidad del negocio, entonces poder lograr el stock en línea, consolidar la información del punto de venta y traerlo a SAP y poder emitir una orden de compra y cerrar todo el circuito, fue lo que nos convenció”. Según Nogaró, “ahora, podemos seguir las órdenes de compra, el tiempo de entrega, el fillrate (qué cantidad de producto es la adecuada según la demanda) por proveedor, por producto, por tienda. Una de las consecuencias fue darnos cuenta por qué de algunos productos nos convenía tener nuestro propio stock y hacer la distribución internamente y por qué, en otros, nos conviene que la distribución la haga el proveedor”.

El primer desafío fue la implementación en tiempo y forma. Un proyecto que se había planteado para seis o siete meses, se hizo en ocho, desde octubre de 2014 hasta julio de 2015, cuando se hizo el go live, más un par de meses de fine tuning. “Los retrasos se debieron principalmente al tiempo que demandó la reingeniería de todos los procesos más un par de semanas que hubo que esperar a que SAP lanzara oficialmente la parte impositiva de la localización”, señala Ferraiuolo.

Por parte de Seidor hubo dos consultores estables y un gerente de Proyectos, Lucas Dubini, además de asistencias puntuales. Por parte de Puppis, participaron el gerente financiero, que ofició de Project Leader —Javier García, quien no está más en la compañía—, el jefe de Administración y Finanzas Ferraiuolo, el gerente de Sistemas y profesionales de áreas, como Comercial, Operaciones, Compras. Entre los módulos instalados están Compras, Finanzas, Contabilidad e Inventarios; Administración Contable, Stock y Cadena de Suministros.“El estándar de SAP BO configurado a los requerimientos de Puppis fue suficiente; no se necesitó hacer desarrollos, excepto la integración con el sistema de Punto de Venta”, dice Dubini. Incluso está el módulo CRM, que Puppis utiliza para la venta telefónica. Uno de los mayores desafíos, según el jefe de Administración, era “traducir lo que necesitábamos a lo que el sistema tenía que hacer”. Y agrega: “Por ejemplo, nosotros tenemos un sistema de costeo muy complejo —precios de lista, descuentos, bonificaciones, cantidades—; otro fue codificar a los proveedores con códigos EAN —el código ex clusivo para un producto, representado por barras legibles por escáner—, que muchosno tenían. Lo más complicado fue que nuestros proveedores asimilen todos los cambios”.

El cuadro del software se completa con Warehouse Manage System (WMS), un módulo para SAP desarrollado por Seidor. WMS es el módulo que permite contar con stock en línea en las sucursales, un warehouse de inventarios que se maneja desde las sucursales y luego se conecta al sistema central. Ferraiuolo describe el proceso de compra, tal como quedó ahora: “La compra se genera desde SAP, se transmite a las sucursales a través de WMS —las sucursales no tienen acceso directo a SAP—, generamos órdenes de compra semanales y los proveedores entregan mayormente en las sucursales. Hay un depósito central en Béccar para compras estratégicas comerciales, pero la mayor parte de los pedidos se entregan a las tiendas. Ellas reciben la mercadería, la dan de alta con WMS y eso se transmite online a SAP. Y esa fue una de las innovaciones más importantes que nos proveyó SAP”.

 

Lo que viene

“Al principio parece mucho más trabajo —resalta Ferraiuolo—, pero una vez que los procesos están en forma y funcionando bien, es mucho más escalable. Al final, mejoró significativamente la calidad de la información de gestión”. Aunque reacia a dar cifras, la desde Puppis comentaron que toda la migración requirió US$ 100.000. Dado que calculaban unos $ 30 millones de inversión en el proceso de adquisición y reingeniería de procesos y terminan el ejercicio 2016 con $ 30 millones de facturación, la jugada rindió evidentes beneficios. Si bien aún no tienen el cálculo del ROI, “la mejora en la gestión de compras y el monitoreo de descuentos con sus proveedores nos pagó el proyecto”.

Entre los incrementos de productividad, los ejecutivos de Puppis remarcan la conciliación bancaria automática, im primir cheques por sistema, generar compras online, la trazabilidad del sistema (“desde cualquier comprobante puedo chequear toda la película”, expresa Ferraiuolo) y obtener reportes de gestión unificados. Además, gracias al módulo de almacenamiento pudieron identificar qué productos se venden más o menos para reposicionarlos en las góndolas. “Tenemos toda la trazabilidad de la información, con lo que podemos monitorear los movimientos de inventario que es lo más importante para una buena compra”, resalta el jefe de Administración. En sus palabras, SAP BO “aún es muy reciente para establecer métricas precisas. Logramos una mayor productividad en todas las áreas; información que permite obtener indicadores claves para el negocio y la toma de decisiones. Implementar y trabajar con SAP BO nos llevó a profesionalizar el trabajo de cada usuario que interactúa con el sistema”.

Lo confirma el tesorero de la firma, Hernán Toso. “Hoy, puedo hacer muchas más cosas que antes, tener más control y, sobre todo, más velocidad”, comenta y ejemplifica. “La búsqueda más compleja es cuando los proveedores vienen con reclamos de facturas. Puedo ver el nombre, si la factura está, cuándo recibieron el producto, cuándo y quién cargó la factura; tener el detalle de todo me permite un control extremo que antes era más difícil. El Tango te permite ver todos estos datos, pero por distintos lugares; en cambio, con este sistema, puedo entrar por cualquier lado y tener enseguida todos los datos. Antes, tenía que decirle al proveedor que me espere que averigüe y que me volvía a comunicar. Hoy le puedo contestar en tiempo real.”

Los planes de AGF para Puppis son ambiciosos. Cuando llegaron había unas 45 personas entre casa central (había ocho y hoy hay 18) y siete sucursales. Hoy, son 85 personas y tienen 11 sucursales, más el depósito y casa central. Esperan llegar a 60 tiendas en los próximos cuatro años. El próximo paso es integrar el comercio electrónico al sistema. Seidor será la encargada de desarrollar el conector entre SAP BO y Vtex, el sistema de comercio electrónico que ya adquirió Puppis y que está a implementar.

“Para ser honestos —confiesa Ferraiuolo—, en este momento, la solución de SAP BO está sobredimensionada, pero porque se lo pensó para que pudiera soportar, en una fase posterior, el crecimiento de la compañía.” Todo indica que en ese camino están.


HIGHLIGHTS

Objetivo de negocios: profesionalizar los procesos de negocios y, dentro de eso, actualizar la plataforma tecnológica. Lograr ofrecer una experiencia de atención al cliente omnicanal con una estructura que lo soporte.

Plazo: 8 meses

Inversión: US$ 100.000 (software y consultoría).

ROI: s/d.

Líder del proyecto: Federico Ferraiuolo, jefe de Administración y Finanzas de la compañía.

 

Tecnología

Solución: SAP Business One sobre base de datos MS SQL.

Proveedores: Seidor.


Nota publicada en la edición nro. 231 (enero/2017) de Infotechnology.



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