No siempre en la variedad está el gusto. El IAE enfrentaba hasta hace dos años una multiplicidad de plataformas diferentes a la hora de organizar sus aplicaciones: más de diez tecnologías distintas convivían bajo un mismo techo. Con una inversión ambiciosa, la escuela de posgrado y negocios —que factura U$S 20 millones al año— se dio el gusto de simplificar su plataforma de sistemas de la mano de Microsoft (basándose en Sharepoint y .NET). Y una vez resuelto ese esquema el año pasado realizó la implementación de un administrador de procesos de negocio (BPM, por sus siglas en inglés) que demandó una inversión de U$S 300.000 entre licencias, hardware y consultoría. 

En gestación
El proyecto nació entre 2006 y 2007, cuando se definió que se cambiaría la estrategia de sistemas hacia una plataforma unificada, pero el BPM recién se implementó a mediados de 2008. La plataforma previa al cambio abarcaba herramientas propias y aplicaciones de terceros como IBM (con Lotus Notes), Microsoft y Sun (con Java). Partiendo de esa mezcla la empresa decidió pasar a una estrategia que tienda a un solo proveedor: Microsoft y sus productos Sharepoint para aplicaciones web y .NET como herramienta para desarrollo. Esta elección condicionó la futura designación del BPM. La idea de fondo era unificar proveedores.

Llegado al IAE para comandar el proceso que comenzó en 2006 y luego de su paso por las empresas Peoplesoft y Diageo, Gonzalo Estarli, director de Sistemas y Procesos de la institución, explica por qué se quedaron con esta opción que prepararía el camino al BPM. “Microsoft está muy presente en las escuelas de negocios del mundo, muchas están usando plataformas de ellos por la simplicidad que requiere su mantenimiento —fundamenta—. Además, tienen un plan de descuentos muy interesante para instituciones educativas.” Si bien desconoce el porcentaje de la reducción del precio, el ejecutivo reconoce que este “es importante”. 

A la hora de salir a comprar un BPM que sirviera para unificar procesos la decisión fue simple. Si bien se analizaron otras opciones —como BEA Systems, IBM y Oracle (antes de que ésta comprara a la primera)— no se avanzó con ninguna. De la mano de Microsoft con el partido ganado como plataforma (con Sharepoint y .NET) antes de salir a la cancha, el agua fue para el molino de un partner suyo en BPM: Metastorm, una empresa que no tenía implementaciones en la Argentina.

Marcelo Pancotto es profesor del IAE especializado en procesos y asesora en tecnología a la institución. El ejecutivo recuerda que “si bien se pudo hacer una investigación con respecto a la plataforma, no se pudo hacer lo mismo con el BPM; en esto somos de los primeros, era difícil encontrar un par para compararnos”. 

Así, el IAE optó por implementar Metastorm, una solución de BPM a la que llegaron luego de barrer el mercado. Este sistema es desarrollado por un partner  de Microsoft. Este último punto, el valor especial —ya que al proveedor le interesaba entrar a la Argentina— y su flexibilidad lo posicionaron como el ganador. La arquitectura, desarrollo e implementación fueron realizadas en colaboración entre la consultora Baufest, que ya había trabajado con ellos, el IAE y Metastorm.

De local 
El departamento de Sistemas del IAE —que cuenta con un equipo de 15 personas ‘full time’— más diez profesionales contratados para soporte, mesa de ayuda y mantenimiento, se hizo cargo del proyecto de la mano de Baufest. Esta empresa fue el apoyo local para la implementación del BPM y el trabajo posterior con Microsoft. 

La firma comenzó a trabajar en el IAE a mitad de 2008, conformando un equipo mixto. Ángel Pérez Puletti, socio de Baufest, remarca un detalle no menor: “La decisión de comprar Metastorm se concretó en noviembre, a la mitad del proyecto que comenzó en agosto del año pasado. A esa altura ya habíamos entregado una primera versión de la solución, con gran parte de la arquitectura ya construida. Un desafío técnico importante fue diseñar la solución desde un principio para que pudiera hacerse con un producto de BPM”. Como parte de la iniciativa, se adquirió un servidor HP modelo DL145, donde actualmente corre el sistema. 

Desde su puesto de director de Finanzas y Operaciones del IAE, Mariano Mileo es gráfico al explicar cómo impacta el proyecto en un caso puntual: “Si se toma como objeto de análisis el proceso que se inicia en la gestación de un plan de estudios, el cual comienza en el área comercial, luego requiere la planificación de recursos como el aula, profesor y material académico, el proyecto implica la existencia de registros contables para finalizar en la encuesta de satisfacción del alumno”.

“En este largo proceso intervienen sistemas de lo más variados: CRM, Planeamiento Académico, Facturación y Contabilidad y hasta un sistema de encuestas —añade el ejecutivo—. Imaginar sólo la variedad de nombres bajo el cual se podía denominar a un mismo programa o seminario en las distintas áreas del IAE agotaría a cualquier creativo. Esta falta de fijación de un criterio común dificultaba incluso que dos áreas supieran si hablaban de lo mismo.” 

Según Mileo, con la herramienta se logró una mayor eficiencia y sistematización en la administración de ese circuito y del IAE. “La herramienta exige la fijación de criterios comunes, nombrar un referente único para el alta, un idioma único entre las áreas involucradas, reportes con trazabilidad a lo largo del proceso, y una mejor coordinación y sistema de alarmas entre áreas ante cambios de fechas, contenidos y ‘dead-   lines’. Este sistema mejora toda la gestión y nos organiza”.