Primero les tocó a las compañías de medicina prepaga, TV paga, Internet y telefonía móvil. Luego a las de servicios de limpieza, seguridad privada y transporte de caudales. En el tercer trimestre del año llegará a las agencias de publicidad, los concesionarios viales, las firmas de software y de servicios profesionales. Tarde o temprano, la Administración Federal de Ingresos Públicos (AFIP) impondrá la facturación electrónica para todos. Pero la obligación puede convertirse en ventaja, como lo entienden empresas que, sin exigencia, la usan porque reduce costos administrativos. Para debatir sobre la factura electrónica, Information Technology invitó a Mariano Vandam, director de la comisión de Factura Electrónica de la Cámara Argentina de Comercio Electrónico (CACE); Eduardo Botinelli, gerente de Desarrollo de Nuevos Negocios de Gire; Hugo Mac Gaul, director General de Levicom Argentina; Andrés Etchenique Ferraris, director General de South Consulting Signature; y Manuel Guldris, director Comercial de la misma firma.
¿Qué es y para qué sirve la factura electrónica?
Vandam: En 2005 la AFIP empezó a trabajar en un proyecto de fiscalización electrónica y, en CACE, creamos la comisión de Factura Electrónica con las empresas socias que tienen soluciones relacionadas y nos vinculamos con el Consejo Profesional de Ciencias Económicas. El objetivo fue impulsar su implementación porque genera avances en el comercio electrónico y beneficios potenciales para las empresas.
¿La AFIP y los proveedores se refieren a algo distinto al hablar de factura electrónica? ¿De qué habla cada uno?
Botinelli: La AFIP habla del proceso de gestión del Código de Autorización Electrónico (CAE) de la factura, una definición fiscal. Las empresas deben hacerlo para cumplir la norma, pero no hay ahorro de costos. Con el CAE, la AFIP habilita la opción de no enviar el papel físico al cliente. Eso permite pasar a una segunda etapa: reemplazar la factura física por la electrónica.
Vandam: En la CACE separamos el alcance de factura electrónica en cuatro puntos. Los dos primeros son prerrequisitos (relacionado con la Resolución General 1361) y Factura Electrónica propiamente dicha (vinculado con la Resolución 2177 y sus modificatorias), que engloban lo que la AFIP llama “factura electrónica” y para nosotros es “fiscalización electrónica”, ya que no fija la definición, los datos que debe contener y cómo intercambiarla entre emisor y receptor. Los otros dos puntos (Documento electrónico y Forma de intercambio) involucran un proyecto integral y es lo que consideramos “factura electrónica”. Los proveedores ofrecen consultoría para la etapa de fiscalización para capitalizar beneficios potenciales.
Además de bajar costos de emisión y envío, ¿qué otros beneficios ofrece?
Guldris: Mejora del tiempo de cobranza, porque la factura llega instantáneamente. Si la empresa es un gran receptor, elimina el tipeo manual porque recibe un archivo XML que, con una solución o interfaz, puede ingresar automáticamente.
Mac Gaul: En 2004 Carrefour lanzó un proyecto global para que sus proveedores le enviaran la factura a través de EDI (Electronic Data Interchange) ya que entonces no existía la factura electrónica válida. Los objetivos eran eliminar la carga manual y solucionar la divergencia entre las cantidades de productos indicadas en la orden de compra, las facturadas y las recibidas. Cuando alguien recibe 150.000 facturas por mes es un tema clave. También se ahorra en almacenamiento.
Etchenique Ferraris: Cuando el modelo se extienda, la recepción será electrónica y se notará más el ahorro de papel.
Botinelli: Se puede ofrecer mejor servicio en caso de reclamos.
Vandam: El tema comercial y de marketing se potencia porque el cliente puede hacer click y comprar un producto o servicio que esté ofrecido en la factura.

Problemas y soluciones
¿Cual es la problemática de quienes implementan estas soluciones?
Vandam: Las necesidades difieren para una firma B2B y una B2C, o entre una gran empresa y una Pyme. Y los distintos mercados también aportan complejidad: en B2B, el gran receptor, la clave es tener acuse de recibo. En B2C, el gran emisor, hay que garantizar que la puesta a disposición se adapte a los canales habituales que usan las personas para hacerse de las facturas.
Mac Gaul: Para la emisión, algunas nos dan un archivo TXT con los datos de facturación y contratan desde la gestión del CAE hasta el envío. Otras prefieren que integremos nuestra aplicación con su ERP y hagamos el procesamiento. Para la puesta a disposición de la factura, algunos prefieren que le avisemos por e-mail que está lista, otros eligen que la publiquemos en su portal y otros, en nuestro portal. Y están quienes quieren que les enviemos la factura en cierto formato y a través de cierto vínculo. La problemática de la recepción implica asegurarse de que el cliente recibió la factura. Esto es fundamental para quien vende productos.
Hay software licenciado y hay servicios... ¿Qué ofrecen?
Botinelli: Ofrecemos servicios, especialmente para empresas de servicios públicos medianas y grandes. Tenemos clientes de decenas de miles de facturas y de varios millones de facturas. El costo es por transacción y varía según el volumen.
Guldris: Tenemos dos modelos. A empresas que quieren privacidad o no pueden entregar la facturación a un tercero le vendemos la licencia, un mantenimiento anual del 18 por ciento y la consultoría de implementación. Si el cliente tiene un ERP se puede integrar mediante una interfaz. El otro modelo es transaccional: la aplicación está en nuestro data center y, a fin de mes, se factura en función del número de transacciones. El precio de arranque es de U$S 0,25 por transacción. Es una opción para quienes no quieren comprar una base de datos o para grandes empresas que eligen tercerizar.
Mac Gaul: Tenemos desde un servicio transaccional puro hasta el de publicación en un portal. Brindamos consultoría y hay un costo “de inicio” para generar la interfaz. Tenemos un modelo donde se cobra por cantidad de facturas mensuales y otro prepago, donde el cliente compra un lote y el precio por factura es menor.
¿Y hay alguna solución para el cliente final?
Botinelli: No se puede imponer la factura electrónica a clientes-individuos de un día para otro. Los “early adopters” serán los que pagan electrónicamente, porque no usan la factura física.  Habrá integración con canales de pago electrónico. Estamos trabajando para que los bancos sean presentadores de facturas, es decir, que un cliente pueda ver toda la factura antes de pagar, no sólo el importe. Para población no bancarizada tenemos la red Rapipago, que permite integraciones con factura electrónica. Así se llega a todo tipo de usuario.
Mac Gaul: Nosotros desarrollamos Todasmisfacturas.com.ar para nuestros clientes, pero hoy está disponible para cualquier empresa, para que una persona pueda ver varios servicios a través de un único acceso.

Estándares y demanda
¿Cuáles son los consejos al dar este paso?
Guldris: Hay un cambio cultural. Aconsejamos al gran emisor que, meses antes de empezar a enviar la factura electrónica, acompañe la factura en papel con una carta de aviso. Y el gran receptor debe hablar con sus proveedores y darles un estímulo; por ejemplo, unos días de mejora en el pago, para que el cambio al documento electrónico sea un beneficio para ambos.
Mac Gaul: Es clave la buena comunicación para no tener problemas de cobranza, porque el cliente deberá integrar la factura a sus sistemas o bajar un PDF e iniciar el proceso de aprobación. Creo que el problema del gran receptor no está resuelto porque no hay un estándar. En el mundo está el estándar Visa, manejado por Estados Unidos, y ciertos sectores ( bancario, petrolero o aeronáutico) tienen estándares propios.
Guldris: No hay una entidad mundial que lo fije. CACE creó un estandar XML para que las facturas electrónicas sean similares.
Vandam: A nivel regional, México, Chile y Brasil crearon una definición local para simplificar los estándares internacionales usados por el retail, que son específicos y complejos, y que actúan como barrera. En CACE creamos un modelo de documento de factura electrónica, hoy por la versión 1.21, y lo proponemos como recomendación, aunque hay quienes están cómodos con otros, como por ejemplo EDI.
¿Quiénes demandan facturación electrónica?
Vandam: La mayoría está entre quienes se ven obligados por la AFIP, pero hay muchos que incursionan voluntariamente. 
Botinelli: Hay un mercado potencial muy grande. Hoy se generan 1,7 millón de comprobantes electrónicos por mes en un mercado de más de mil millones de facturas por año.
Guldris: Las empresas deben elegir dos o tres beneficios y calcular el retorno de la inversión (ROI, por sus siglas en inglés), que es de pocos meses y es la clave.
Etchenique Ferraris: La percepción es “ya que se viene, veamos cómo aprovecharlo”. Ahí descubren el ROI y el beneficio.
Vandam: La mayoría de las empresas supone que factura electrónica es cumplir la parte fiscal y mandarla por e-mail. Hay que entender el alcance de los cuatro estadios y romper el mito.