La historia es conocida. Y la solución, también. Pero entre el principio y el fin distintas opciones se abrieron camino. Como les sucedió a otras Pymes, Tecnovax —que fabrica y distribuye vacunas para sanidad animal— experimentó un proceso de crecimiento que desató una mayor complejidad de procesos, volumen de transacciones y negocios: fundada hace sólo cuatro años, en 2007 la empresa vendió $ 8 millones y, para este año, espera facturar $ 18 millones. Como parte de este desarrollo, decidió reemplazar el sistema de gestión con el que había comenzado a operar.
Tecnovax sustentaba su negocio sobre el sistema de gestión local GECOM (del proveedor PC Lab), que se adaptaba sólo parcialmente a las necesidades del laboratorio, en particular en cuanto a los modos de producción y control de calidad, según aseguran en la compañía.
“Fuimos creciendo, logrando un poco más de escala y comenzamos a buscar un sistema que nos permitiese afrontar las necesidades específicas del laboratorio, que no son solamente facturar, cobrar y manejar el inventario, sino también tener la trazabilidad del producto terminado o la posibilidad de conocer todas las materias primas usadas o las personas que intervinieron en los procesos. En resumen, necesitábamos obtener información más precisa”, comenta Diego La Torre, fundador y presidente de la empresa que tiene su planta en la ciudad de Buenos Aires, está certificada bajo la norma de calidad ISO-9001-2000 y exporta a más de 15 destinos.
Como el objetivo era integrar las necesidades de producción al pronóstico de ventas, se comenzaron a buscar nuevos productos para reemplazar el sistema. Se analizaron Tango y la versión de SAP para Pymes, aunque “conside- ramos muy difícil la implementación”, afirma La Torre.
Ante la consulta de Information Technology, en SAP contaron que mantuvieron una reunión informal. Ese encuentro “no implicó análisis funcionales ni cotizaciones sobre el caso”, explicaron fuentes de SAP. En Tango, por su parte, no efectuaron declaraciones al respecto.
La opción elegida —en junio pasado—fue el software Infobroker, de Merino Aller, con antedecentes en empresas del sector farmacéutico y laboratorios. “No hay en la Argentina actualmente muchos sistemas especializados en industria farmacéutica que tengan foco en la trazabilidad y los procesos”, asegura La Torre.
Según Nicolás Grosman, gerente de Administración y Finanzas de Tecnovax, “nunca una compañía va a ser igual a otra por más que haga productos biológicos; todas tenemos diferentes circuitos”, observa. Por ejemplo, durante los primeros tres meses, el proveedor realizó el relevamiento de datos sobre las tareas de cada empleado para que pudieran ser subidas al sistema y sistematizadas.
Al proyecto destinaron $ 345.000 ($ 100.000 en software, $ 75.000 en consultoría y $ 120.000 en hardware). “El sistema nos permite realizar la trazabilidad de punta a punta, llevar la información contable, manejar el stock y tener el pronóstico de ventas para poder planear las necesidades de materia prima”, completa La Torre.

Prevenir y curar
Desde Merino Aller se propuso una solución con circuitos estándar, que luego fueron adaptados y configurados según los procesos y el modelo de negocios del laboratorio. Del sistema se implementaron los siguientes módulos: administración y planificación de ventas; logística y abastecimiento; comercio exterior; planificación, seguimiento y control de la producción; costos industriales; control de calidad; y una funcionalidad para dispositivos móviles. Para el futuro se prevé implementar una herramienta OLAP y un tablero de comando.
Infobroker —que corre sobre un equipo HP Proliant ML350 con procesador Intel Xeon 3065 dual core— permite, además, digitalizar los procedimientos que corresponden a cada posición de la empresa. En cuanto a la elaboración de las materias primas, durante el proceso de producción (por ejemplo, se pesan drogas en determinadas cantidades y proporciones), en Tecnovax el sistema tiene interfaces estandarizadas con las balanzas electrónicas Moretti, lo que permite sincronizarlas para automatizar el proceso.
La aplicación también permite la conexión con dispositivos móviles, con los cuales se realiza la toma de inventarios en forma remota. La firma emplea colectores de datos que sincronizan con la aplicación vía GPRS. Para que los operarios efectúen la toma de inventarios en forma online, se implementó una red inalámbrica en el depósito de la compañía.
Al sistema —que opera con base de datos Microsoft SQL Server 2000 y sistema operativo Windows 2003 Server —también puede ingresar vía Internet el personal de fuerza de ventas y los empleados que trabajan con laptops en Salta, Jujuy, La Pampa o el interior de la provincia de Buenos Aires, entre otras regiones.
Para Grosman es clave que la aplicación cuente con un módulo de MRP (planificación de requerimiento de materiales) que posibilita estimar el abastecimiento y la producción en base al pronóstico de ventas. “El nuevo sistema permite una trazabilidad total de todas las materias primas y procesos que intervinieron en la fabricación de cada frasco de vacuna”, expresa el ejecutivo.
Infobroker tiene 45 usuarios, aunque la empresa estima que van a incrementarse. Por ejemplo, como este año proyectan instalar una planta en la zona de Campana y abrir una sede en Chile, “se privilegió también el hecho de poder unificar la contabilidad y los procesos del negocio”, precisa el ejecutivo.
El presidente de Tecnovax pondera la posibilidad de contar con reportes de gestión. “El sistema tiene un módulo que brinda estadísticas y genera mucha información, como el flujo de mejoras, problemas o trabas, la rentabilidad, las operaciones y las ventas”, destaca La Torre. A su juicio, con el software pueden conocer rápidamente el estado de la empresa, aunque reconoce que la migración obliga al personal a ser mucho más constante en la carga de datos. El producto organiza a la compañía en unidades de negocios (peces, pequeños animales, servicios a terceros y subexportaciones) y permite evaluar la eficacia de la producción, las ventas y visualizar los resultados discriminados según zona geográfica.
Sin embargo, entre las cuestiones a mejorar del proyecto, La Torre menciona la dificultad que puede acarrear la integración de un futuro CRM (sistema de gestión de clientes) con el ERP, con lo cual —estima— se deberá implementar de manera independiente. El ejecutivo dice que preferiría que el proveedor brindase esa solución, para poder efectuar la integración de las aplicaciones con una misma empresa.

Highlights

Objetivo de negocios: Lograr mayor agilidad en la obtención de información, eliminación de errores y trazabilidad
Inversión: $ 345.000 ($ 100.000 en software, $ 75.000 en consultoría y $ 120.000 en hardware)
ROI: No se calculó
Plazo de implementación: seis meses
Líder del proyecto: Nicolás Grossman, gerente de Administración y Finanzas de Tecnovax
Tecnología clave: Sistema de gestión Infobroker