Por Leonardo Gentile

El viento de la Patagonia lo intentaba. Pero no podía frenar el avance de Luis Arienti y Pablo Burdet. Ambos recorrían el sur del país en moto; el primero en una Honda XR 650 y el segundo en una Yamaha XT 600. La amistad entre ambos no terminaría con ese viaje por una de las regiones más bellas del país. Tiempo después volverían a encontrarse.
Corría noviembre de 2005 y Arienti ya tenía una Honda American Twins, más de 20 años como profesional de informática, y recién había ingresado como gerente de Sistemas de Publicidad Sarmiento, una firma mendocina que lidera el mercado de publicidad en vía pública en todo el país. Sólo en esa actividad, la compañía factura $ 55 millones, a los que se suman otros $ 10 millones por el negocio de serigrafía.
Había llegado a esa empresa con un objetivo claro. “Me contrataron para instalar SAP”, recuerda. La compañía, de origen familiar, buscaba dar el salto en la gestión interna para consolidar el crecimiento comercial.
Pero el panorama que encontró Arienti lo desalentó. “No había cultura de sistemas y los procesos eran muy informales”, recuerda. Martín Bacha, actual gerente administrativo de Publicidad Sarmiento, coincide con él: “Parte de los datos se cargaban en el software comercial, la contabilidad diaria se llevaba en planillas de cálculo y se llenaban formularios para cumplimentar procedimientos. Después los números no cuadraban”, recuerda.
La empresa se manejaba a través de varias aplicaciones sin integración entre sí desarrolladas en el noventista lenguaje Visual Fox, con bases de datos en el viejo formato DBF. Rápidamente Arienti llegó a una conclusión sencilla: “Instalar SAP implicaba un gran cambio cultural para el que la empresa no estaba preparada y requería una fuerte inversión en consultoría”. Era sencilla y evidente. Pero no parecía tan simple decirle a la dirección de la compañía en la que había ingresado hace un mes que los U$S 100.000 invertidos en licencias SAP no se iban a usar.

Así no sigo
“A mí me gustan las jugadas fuertes y, por suerte, el físico me acompaña”, bromea el gerente de Sistemas y ex rugbier. Hoy recuerda que cuando le dijo que no a SAP, los directivos de Publicidad Sarmiento lo miraron asombrados y al recordarlos abre bien los ojos y sacude la cabeza sonriendo. “Pero cuando entré a la empresa, me dijeron que tome decisiones. El costo de no decir nada iba a ser mayor al de abrir la boca”, afirma.
Bacha entendió las razones de Arienti: “Instalar SAP implicaba un golpe muy drástico para la organización que difícilmente se pudiera amortiguar”. También el resto de la gerencia aceptó el planteo, pero había que buscar una alternativa.
Fue entonces cuando el gerente de Sistemas de Publicidad Sarmiento habló con Pablo Burdet, el sanjuanino viejo compañero de ruta en su aventura patagónica, ahora consultor de Oracle, que pasa gran parte de su tiempo laboral en México.
“Pablo me habló muy bien de Buenos Aires Software cuando le conté lo que necesitaba en la empresa”, dice Arienti. Burdel tenía buenas referencias del software BAS ERP Cliente/Servidor y lo recomendó, pero el gerente de Publicidad Sarmiento pidió cotizaciones a otros proveedores. Arienti dudaba entre BAS, Tango y Stradivarius, pero se terminó decidiendo por el primero. “Tango y Stradivarius cotizaron, pero el primero recién estaba arrancando con una versión cliente/servidor con la base de datos diferenciada. Luego vi que BAS operaba con dos motores de datos diferentes, Microsoft u Oracle; en cambio Stradivarius sólo con Microsoft. También noté que BAS tenía una lista de clientes más extensa que Stradivarius, lo que me terminó de convencer”, dice el ejecutivo.
Voceros de Tango fueron consultados por Information Technology acerca de esta compulsa y no respondieron. En cambio, los licenciatarios actuales de Stradivarius (ADV SA) negaron conocer la cotización ya que iniciaron su operación con la marca de software en enero pasado.
En tanto, Yamila Canceco, ejecutiva de Cuentas de BAS, recuerda que el proceso de preventa que terminó con la compra del paquete fue rápido. “Tenían que implementar muy pronto, y recuerdo que cerramos la operación el 31 de diciembre de 2005. Nos destacaron que les gustó el acceso abierto a la base de datos del sistema”, señala.

Silencios que cuestan
La idea inicial era que el nuevo sistema empiece a operar en marzo de 2006, pero la resistencia al cambio fue grande y, según Bacha, la falta de cultura en implementaciones de este tipo jugó en contra. “Convocábamos a usuarios claves y pedíamos conformidad con los criterios de parametrización pero no recibíamos respuesta, ni aprobatoria, ni desaprobatoria”, cuenta Bacha. Por otra parte, una reestructuración que cambió la plana gerencial se produjo en medio de la instalación y sumó complejidad a la implementación. Así, el final del proyecto se fue retrasando hasta que en junio se decidió que el primer día de julio se empezaría a operar con el nuevo sistema.
Finalmente, BAS se empezó a usar en las áreas Administrativa Contable, Materiales, Ventas y, más tarde, Producción, para la unidad de negocios de Serigrafía. El área Comercial opera con una versión remozada de un aplicativo interno que se conecta con el ERP gracias a una interfaz provista por BAS. Empezaron usando 14 licencias y ahora emplean 24, luego de sucesivas incorporaciones de usuarios. La aplicación corre sobre un servidor HP ML100 —con dos discos SATA de 250 Gb, PIV de 3.2 GHz y memoria RAM de 2 GB—. La aplicación se usa en las oficinas de Buenos Aires, Mendoza, Bariloche, Mar del Plata, Córdoba y Tucumán, a través de una VPN (red privada virtual) montada sobre equipos DrayTek, que, además, soportan 2 canales de voz y costaron unos U$S 150 cada uno.
Arienti y Bacha coinciden en destacar que el punto a mejorar en el software que instalaron es la función analítica. “Prácticamente no tiene herramientas de business intelligence”, expresa el gerente de Sistemas. Canceco, de BAS, defiende el producto diciendo que cuenta con herramientas que permiten generar cubos OLAP. Pero Bacha afirma que en realidad se trata de “tablas dinámicas y requieren mucho esfuerzo para ser explotadas”.
Con todo, los ejecutivos de Publicidad Sarmiento avanzaron en la instalación de BAS en otras operaciones del grupo. Una de ellas, en República Dominicana, se completó en un mes, gracias al conocimiento tomado de la primera instalación en Mendoza. Casi el mismo tiempo que le tomó a Arienti decidirse a cambiar de software cuando ingresó.

Highlights
Objetivo de negocio: Ordenar la gestión de la compañía integrando la información
Inversión: $ 170.000 ($ 110.000 en hardware y $ 60.000 en software y consultoría)
ROI: No se calculó
Plazo: Seis meses (estaba previsto para tres meses)
Tecnología clave: BAS ERP Cliente/Servidor versión 3 con base de datos Microsoft SQL Server 2003
Líderes de proyecto: Luis Arienti, gerente de Sistemas, y Martín Bacha, gerente Administrativo de Publicidad Sarmiento