Por Martina Rua

Una inusual vista abierta del microcentro porteño se asoma por la ventana del piso 14, en la calle Moreno al 800, donde están ubicadas las oficinas del Grupo Danone. Allá lejos está el Río de la Plata y acá cerca un escritorio pulcro con algunos productos de conocidas marcas de lácteos y aguas saborizadas exhibidas.
En la Argentina, Danone se encuentra en las góndolas de los supermercados con los productos Yogurísimo, Casancrem, Cindor, Activia, Actimel y Ser, entre otras; y también con una división de bebidas, llamada Aguas Danone, que cuenta con Villavicencio, Villa del Sur, Brío, Ser y Waikiki.
El desarrollo en el mercado de estas marcas se analiza desde el equipo de Finanzas de la compañía, que utiliza desde hace varios años, y en la mayoría de sus oficinas del mundo, el software del proveedor —recientemente adquirido por Oracle— Hyperion, uno de los principales jugadores en lo que a soluciones OLAP (On-Line Analytical Processing) se refiere. Cada mes, y con estricta fecha, se reporta la información sobre toda la operación a la casa matriz, en la ciudad de París.

Mercado cambiante
Pero cada país fue adaptando esta herramienta de business intelligence de acuerdo con su realidad y, como es de esperar, una solución de este tipo para la Argentina quedó obsoleta en pocos años. La devaluación, entre otros avatares de la vida económica nacional, generó la necesidad de un nuevo trazado de variables a medir, proyecciones y escenarios que ya no podían analizarse adecuadamente con la solución existente.
“Fueron surgiendo cambios en el proceso presupuestario de la compañía. Se sumaron nuevos indicadores, se necesitaba mayor detalle y nuevas maneras de estructurar la información y ya no alcanzaba con modificar la solución existente, que había sido concebida de una manera muy sencilla y empezaba a darnos algunos problemas de seguridad con los propios usuarios de la herramienta; entonces nos planteamos una nueva solución desde cero”, cuenta Claudio Buffa, líder del Proyecto y Decission Support de la gerencia de Sistemas de Danone, que a nivel mundial factura 14.000 millones de euros.
La falencia no estaba en la tecnología; por el contrario, usuarios y directivos estaban muy conformes con su desempeño. Por esto, Danone sólo evaluó un producto más de la misma empresa, Hyperion Planning, una herramienta más “enlatada” de Hyperion (para presupuestación), y finalmente optaron por los productos Essbase y Hyperion Analizer.
“Optamos por construir la nueva solución con esta tecnología que ya era conocida por Danone, por la facilidad de uso que tiene y por la conformidad que había; además, ya teníamos licencias suficientes para seguir adelante. Así concebimos el desarrollo con las nuevas necesidades conociendo sus puntos a favor y en contra”, agrega Buffa.
Hyperion Essbase es una base de datos multidimensional con capacidad de cálculo, con una herramienta de consulta que permite ir desarrollando distintos modelos de análisis. “El usuario va "modelizando" la herramienta de acuerdo con sus necesidades”, explica el ejecutivo.

Stand by y después
En junio de 2006 nació entonces el proyecto bautizado SPM (Sistema de Planeamiento Multidimensonal), con la idea de finalizarlo antes del proceso presupuestario de 2007. Pero, tras un mes de trabajo, distintas prioridades de la compañía mantenían ocupadas a las personas del área de Finanzas asignadas al proyecto. Entonces, luego de algunos intentos, SPM quedó frenado por ocho meses. “Se requería del involucramiento de muchas horas de dos personas del equipo de Finanzas, y como compañía tuvimos prioridades de negocio que relegaron el proyecto. Esto no generó grandes inconvenientes, ya que se continuó operando con la solución previa”, aclara Buffa.
Danone encaró el desarrollo de nueva etapa con la consultora representante de Hyperion en la Argentina, BPD Solutions, con la que ya venían trabajando con buenos resultados en el desarrollo anterior. Así es que, cuando se decidió frenar el proyecto, surgieron algunas negociaciones con la consultora. “Se conversó con Danone para mantener tanto al equipo de trabajo como el presupuesto estimado, y desde BPD accedimos, ya que se trata de un cliente al que conocemos y con el que veníamos trabajando desde hace años”, comenta Cecilia Fernández Oubiña, gerente de Proyecto de Business Intelligence y líder del Proyecto de BPD Solutions.
Finalmente, en abril de este año se retomó el desarrollo y, ya sin escollos, se culminó en agosto último. Del proyecto participaron tres personas de Finanzas de Danone, una de Sistemas y tres por BPD. Los $ 200.000 de inversión corresponden en su totalidad a consultoría (relevamiento, diseño y desa- rrollo de reportes y tableros de indicadores), pues Danone no tuvo que adquirir hardware ni licencias de software adicionales. Tampoco hubo necesidad de capacitación, porque se mantuvieron los mismos usuarios que utilizaban Essbase y Analyzer con la solución previa.
Hyperion Essbase, que corre sobre un servidor IBM AIX, y Hyperion Analyzer (que se utiliza para la confección de los reportes y gráficos) y corre sobre Windows Server, toman la información desde Oracle e-Business Suite y del sistema comercial de Danone que es de diseño propio. El proceso de “reporting” a Francia es mensual y el sistema tiene cinco usuarios de Finanzas y dos de Control de Gestión Comercial.

De una hora a cuatro minutos
Si bien se mantuvo la misma tecnología, la nueva solución aportó mejoras sustanciales a los mecanismos de análisis y presupuestación de la compañía. Previo a la implementación, se necesitaba alrededor de una hora o más para calcular cada escenario que se le cargaba, lo que se redujo a cuatro minutos en promedio. “Nos da mayor flexibilidad, capacidad de análisis y permitió enriquecer las decisiones que se toman desde las gerencias, que ahora analizan más escenarios posibles de desempeño de los productos”, ejemplifica Buffa. Además, se automatizaron actividades de carga manual, lo que trajo aparejado una reducción significativa en errores y tiempo de los usuarios.
En la nueva solución también se creó un tablero de indicadores para mostrar la información a la alta gerencia con un “look and feel” mucho más amigable que un Excel, presentado con un formato de relojes, termómetros y tacómetros.
“A la posibilidad de evaluar la rentabilidad por producto y por cliente ya existente, se agregó la división por región. Logramos también más apertura de estado de resultados, es decir, agregar más cuentas, y ahora podemos usar más tiempo para analizar nuevos escenarios y posibilidades de negocios”, cierra Buffa.

Highlights
Objetivo de Negocio: Optimizar y renovar funcionalidades de su aplicación de presupuestación y control presupuestario
Plazo: 6 meses
ROI: No fue calculado
Inversión: $ 200.000 en consultoría de BPD Solutions
Tecnología Clave: Hyperion Essbase y Hyperion Analyzer
Líder de Proyecto: Claudio Buffa, Decission Support de la gerencia de Sistemas del Grupo Danone