Por Marilina Esquivel

El paradigma clásico es el del auto: cada tantos kilómetros se le hace un cambio de aceite para evitar su desgaste. Con ese ejemplo varios entrevistados explican la razón del software de mantenimiento. Pero el tema es más complejo. Su objetivo es gestionar y preservar activos corporativos durante su vida útil. Las soluciones brindan información histórica de equipos, instalaciones, sistemas, maquinarias en tiempo real. Así, se pueden determinar patrones de falla y mejorar los programas de mantenimiento.
Según el producto, con ellos se pueden gestionar proyectos, controlar averías, mantener historiales, programar revisiones, controlar stocks de repuestos, gestionar la relación con proveedores, optimizar la seguridad, administrar presupuestos, generar y seguir órdenes de trabajo, entre otras tareas.
La disciplina del mantenimiento fue evolucionando con el tiempo. A principios del siglo pasado cuando una máquina se rompía se reparaba, pero no se hacían estimaciones sobre cuándo podía volver a romperse. Sólo se corregía el desperfecto. La II Guerra Mundial y las necesidades del equipamiento militar obligaron al mantenimiento a mutar hacia una gestión más científica para tener el equipamiento disponible en tiempo y forma. De ser correctivo, el mantenimiento pasó a ser preventivo y predictivo (algunos expertos se refieren también a mantenimiento proactivo, como integrador de las anteriores).
“Se trata de gestionar todo el equipamiento de una planta industrial de tal manera que haya máxima disponibilidad de los equipos y que éstos funcionen de acuerdo con las cargas de trabajo. Se busca que el equipamiento no se rompa, pero eso es una utopía. Hay que tener el conocimiento de cuándo es probable que se rompa o en qué condiciones está operando en ese momento para estar preparado hasta la rotura. También se quiere alargar lo máximo posible la vida útil de ese equipo, es decir, que en lugar de romperse dentro de un año lo haga en dos. Esto se logra planificando el mantenimiento”, explica Roberto Bottini, director del Programa de Ingeniería y Gestión del Mantenimiento (PIGM) de la Facultad de Ingeniería de la Universidad Austral y consultor senior en gestión del mantenimiento industrial y diagnóstico de fallas en maquinarias. Bottini también es profesor en la UTN y en el ITBA.

Origen en la industria
“Utilizamos el software para los equipos de planta, donde hay que asegurarse cierto nivel de servicio. No podemos permitir que se rompa una máquina, deje de producir y genere un quiebre de stock. Eso provocaría problemas importantes en el negocio. Es crítico mantener los activos productivos”, señala Sebastián Romano, gerente de Sistemas de la cervecera Isenbeck.
Estas soluciones —también conocidas como software de gestión de activos empresariales— nacieron en la industria, pero su uso se extendió a laboratorios medicinales, constructoras y empresas de servicios de telecomunicaciones, entre otras. Las compañías de logística, con una flota de vehículos a mantener, también son usuarias.
Desde 2003, la empresa de transporte y logística Ryder utiliza el sistema Anago, del proveedor local Systeam. De 2000 a 2002 se usó una solución del proveedor de origen francés Polymont, pero se decidió centralizar el servicio a nivel regional e implementar el nuevo software que, en la Argentina, corre en un servidor Intel con base de datos SQL Server.
“No hubo problemas con el proveedor ni con la capacidad del software”, aclara Fernando Siciliano, gerente de IT, sobre el anterior proveedor. Y recuerda: “Habíamos adquirido una compañía que tenía una flota propia de camiones y que hacía transporte entre la Argentina y Brasil. El mantenimiento de esos activos lo hacía directamente Ryder. Así que se necesitaba un sistema de gestión que permitiese llevar un registro de mantenimiento de cada vehículo. El software también nos permitiría llevar el control de repuestos. En ese momento sólo lo usábamos para registración de datos, lo que hacíamos de forma manual”.
“Hoy —continúa— tenemos el sistema integrado con equipos digitales que van sobre los camiones para capturar información sobre cada uno. Es decir, que ya no necesitamos preguntarle al chofer cuántos kilómetros hizo y otros detalles. El nuevo sistema nos permite conocer las anomalías que tuvo el vehículo durante el viaje y, por ejemplo, si el motor levantó más temperatura de la que debía. El software nos entrega información precisa y confiable.”
En la Argentina, el software tiene 10 usuarios entre mecánicos e ingenieros. También lo utilizan diversos gerentes para obtener reportes. En cuanto a la inversión, el monto rondó los U$S 20.000, lo que incluye la compra del servidor.
Anago interactúa con el Transportation Management System, herramienta que determina si un camión está disponible para seguir realizando viajes. “Es decir, el TMS da la habilitación para el camión. Y con SAP se lleva la cuenta corriente. El año que viene queremos integrar tecnología de radiofrecuencia RFID a las cubiertas de los camiones para detectar si la misma que partió es la que volvió a la empresa”, agrega Siciliano.

¿Gasto o inversión?
Claudio Umaschi, vicepresidente para Cono Sur del proveedor Infor, asegura que el área de Mantenimiento impacta en el cuadro de resultados de las empresas. “Hoy, por ejemplo, es crítico en el mantenimiento eléctrico, dada la escasez y restricciones que tuvimos”, dice. Umaschi admite que en las Pymes la prioridad siguen siendo los sistemas informáticos básicos, y señala que en ocasiones las grandes empresas tienen su solución de gestión de activos ligada a su ERP.
El proveedor SAP tiene PM (Plant Management), un módulo de gestión de activos empresariales. Si bien los costos varían, una implementación en una empresa grande puede ascender a los U$S 200.000 y en una mediana está en unos U$S 30.000.
En tanto, la solución de Infor se llama EAM (Enterprise Asset Management). Para firmas pequeñas su costo va de los U$S 5.000 a los U$S 20.000, para las medianas puede llegar a U$S 50.000 y los proyectos grandes pueden demandar U$S 1 millón. También existen otros proveedores medianos y algunas empresas desarrollan sus propias soluciones, pero Bottini señala que “antes de la crisis había muchos jugadores; ahora quedaron menos”.
Algunas compañías prefieren usar planillas de cálculo. Hasta hace un año, Supermercados Norte, de Grupo Carrefour, llevaba la gestión de mantenimiento en planillas de Excel y documentos de Access y Word y, antes aún, en papel. Ahora usa EAM, de Infor. Para tomar la decisión de desarrollo de modelo de mantenimiento y contratación de proveedor, se contó con la consultoría de Accenture. La inversión del grupo alcanzó los U$S 500.000. La solución se instaló en primer lugar en una veintena de locales, a los que se irán sumando más.
Entre las ventajas que detecta Gustavo Taraba, responsable de ingeniería de Mantenimiento de INC SA (Integración Norte Carrefour, la razón social que se usa a partir de enero de 2007 para unificar a ambas empresas), se destaca conocer con exactitud qué sistemas hay en cada local, es decir, con qué potencia cuenta. “Nos permite saber qué tenemos que mantener, cuántos compresores, equipos de aire acondicionado, grupos electrógenos y tableros, entre otros. Hacemos mantenimientos preventivos de manera automática. Registramos trabajos y hacemos seguimiento de su estado, avance y evolución. Además, podemos planificar la asistencia del personal de Mantenimiento a los locales”, detalla.
Infor EAM también les permitió detectar que el 85 por ciento de las tareas que se realizan son correctivas y el 15 por ciento, preventivas. El objetivo de Taraba es revertir esa situación, para que sólo el 15 por ciento sean tareas correctivas y el resto de prevención.
Los pedidos referentes a diversas máquinas son generados, en papel, por unos 120  gerentes de diferentes áreas. Ese pedido llega a Mantenimiento, donde 20 usuarios del sistema lo procesan. Si son aprobados, unos 50 empleados de Mantenimiento —en la ciudad y Gran Buenos Aires— son los que realizarán  efectivamente las tareas solicitadas.  “Ellos reportan por el trabajo que fueron a ejecutar, que se haya cumplido o no. Eso es chequeado y visado por el gerente del local y con esa orden de trabajo visada se alimenta el sistema nuevamente”, explica Taraba.
En Bayer también se usa la solución de Infor para mantener equipos de planta y hacer control de repuestos. Francisco Rastelli, gerente de Informática de Bayer para la región Cono Sur, dice que el laboratorio emplea estas herramientas desde 1990. Tuvieron Mantec y Suntec (de Computec), siguieron con Datastream hasta llegar a Infor (nombres para la misma compañía). La primera instalación corría sobre AS/400 y actualmente en un servidor Windows con base de datos Oracle. “El sistema está aislado. Trabaja con la información que se carga en la planta. Se arman órdenes de trabajo y reparación y se asignan tareas correctivas, predictivas o preventivas. Es el usuario final —mecánico, electricista, entre otros— quien carga los datos. Son unos 50”, señala Rastelli.
La orden se asigna a diversos talleres que serán los encargados de hacer la corrección, pedir repuestos y cargar toda esta información en la orden.
Uso a medida
Bottini, de la Universidad Austral, comenta que ha habido fracasos en lo que respecta a las soluciones de mantenimiento. “Se han comprado software caros y no se contó con la gente para implementarlos u operarlos”, explica.
La causa más común para que estas soluciones caigan en el olvido es la falta de costumbre de uso. “Los argentinos, sobre todo en los niveles de trabajadores industriales, son muy propensos al papelito”, dice Bottini. Algunos usuarios sienten que el proceso les roba tiempo. “Estas aplicaciones son muy buenas, pero por sí solas no son suficiente. La clave es la gente”, agrega.
“No usamos el sistema a su máxima potencia”, confiesa Romano. Desde el año 2000, la empresa utiliza el módulo de mantenimiento de SAP. “Ya teníamos SAP para finanzas y gestión de materiales”, completa Romano.
“Nuestro sistema no tiene interfaz con el piso de planta. La gente de los puestos del área de envasados, alrededor de 10 personas, carga la información de las máquinas a mano. Si a una máquina no se le dice que tiene que cumplir tal cantidad de giros, el sistema no lo sabe por sí mismo. La gente de Mantenimiento, también 10 personas, es la que determina si se genera una orden. Si hay que arreglar algún equipo (mantenimiento correctivo), se hace una orden con todos los gastos que incurren en el arreglo. Romano destaca que esa misma orden brinda información sectorizada; es decir, por ejemplo, cuál es la línea de envasado que está imputando los gastos. Finalmente, la orden se termina liquidando en el centro de costos. En cuanto a las acciones preventivas, Romano explica que cada máquina tiene un contador (de vueltas o kilómetros, por ejemplo). Cuando llega a un umbral predefinido, se dispara un aviso que puede convertirse en una orden de mantenimiento. De ser considerado en el pasado un centro de gastos, gracias a la correcta gestión de los activos de la empresa, el mantenimiento también pasó a ser una oportunidad de negocio.

Claves del CEO
El área de Mantenimiento debe ser entendida como un sector que puede generar beneficios en el negocio, más que como un departamento que genera gastos. Es por ello que las herramientas informáticas necesarias para su desempeño son una inversión que tarde o temprano se recupera.

Claves del CIO
El mayor fracaso en el uso de los sistemas de mantenimiento se debe a inconvenientes culturales. Es necesario planificar la capacitación por parte de los usuarios y demostrarles los beneficios que acarrea su uso con respecto a metodologías menos profesionales.