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Cómo solucionar el problema de los correos electrónicos sin respuesta

 No responder es descortés e ineficiente, pero es esencial para la supervivencia

Por Lucy Kellaway - 04 de Febrero 2015
Cómo solucionar el problema de los correos electrónicos sin respuesta


 


No responder es una reacción sana a la bandeja de entrada sobrecargada pero produce locura del otro lado

Había antes dos respuestas a la mayoría de las cosas en los negocios – sí y no. Ahora hay una tercera que se está volviendo más popular que ninguna. Es el silencio – o ninguna respuesta.

Acabo de recibir un angustiado mensaje de un lector que se ha pasado el año pasado solicitando empleo, yendo con frecuencia a varias rondas de entrevistas, sin recibir ofertas ni rechazos. Todas las veces el proceso terminó en silencio.

mailoutlook

El silencio no es sólo una respuesta a solicitudes de empleo, sino también a argumentos de venta, invitaciones, propuestas de reuniones, peticiones generales – o a cualquier cosa que se envíe a través de correos electrónicos.

En esta no-comunicación todo el mundo pierde, aunque algunos más que otros. Para los que emiten silencio, no responder es descortés e ineficiente, pero es esencial para la supervivencia. Cada día dejo de contestar docenas de mensajes ya que con tanta basura que llega, el silencio es la única forma de mantenerse cuerdo.

Pero tal cordura de un lado engendra locura del otro lado. Al solicitante de empleo le enloquece el silencio – la certeza de un rechazo, me dijo, hubiera sido una bondad en comparación. Todos los días me siento entre levemente y extremadamente ansiosa sobre por qué diferentes personas han dejado de responder a mis mensajes. ¿El silencio que provocó un correo electrónico ligeramente atrevido fue debido al disgusto con la frescura de su tono? ¿Cuándo yo envié un correo electrónico con el bosquejo de una idea para mi columna, el resultante silencio significó consternación? ¿O desacuerdo? ¿O algo totalmente diferente?

Lo inquietante del silencio en el correo electrónico es que es imposible descifrarlo. Cuando uno habla con alguien, se puede ver si ha enmudecido por asombro, desaprobación o aburrimiento. Pero los correos electrónicos no dan indicios. ¿Han visto siquiera el mensaje? ¿Te están ignorando a propósito? ¿Están disgustados? ¿Ocupados? ¿Sin batería? O pudiera ser – como me pasa a mí a menudo – que han leído el mensaje en su móvil sin los lentes de lectura a mano, y cuando por fin los encuentran ya ha pasado el momento.

Jamie Dimon, jefe ejecutivo de JPMorgan Chase, cree tener la respuesta. Les ha dicho a todos sus empleados que deben responder a los correos electrónicos durante el mismo día – lo cual pudiera ser una gran noticia para los clientes del banco, aunque seguramente significa que sus banqueros están tan ocupados tecleando respuestas apresuradas que no tienen tiempo para el trabajo del banco.

Otra solución sería un sistema que nos permitiera comprobar y ver cuándo se han abierto los correos electrónicos. Pero ésa tampoco es la respuesta ya que los “recibos de lectura” son invasivos, y saber que alguien ha leído su mensaje no disminuye la paranoia – la aumenta.

La única solución eficaz sería hacer más fastidioso y caro comunicarnos unos con los otros. Solamente llegarían las peticiones razonables, y contestar estaría de nuevo de moda. Pero hasta entonces cada uno de nosotros tiene que construir un sistema.

inboxgoogle

El punto de partida es comprender que mientras que el silencio probablemente quiere decir que no, pudiera querer decir que sí o quizás – lo cual hace esencial preguntar de nuevo. Mi instinto me dice que esto sería degradante, pero mi instinto está equivocado. No hay vergüenza en importunar: en un mundo donde la gente ha dejado de contestar, es estúpido preguntar sólo una vez.

¿Entonces, cuánto deberíamos esperar antes de preguntar de nuevo? Hallé un artículo por un académico en el Massachusetts Institute of Technology que sugería que 80 por ciento de las respuestas llegan en las primeras 29 horas, con un 17 por ciento en los próximos 11 días. Según esta investigación es correcto esperar 12 días – lo cual me parece muy largo. No recuerdo nada que haya recibido hace tanto; yo creo que la respuesta correcta es alrededor de una semana.

La próxima pregunta es qué se debe decir en el seguimiento. Mi bandeja de entrada está abarrotada de mensajes que comienzan “Siento ser fastidioso . . .” o “No sé si ha tenido tiempo de leer mi mensaje . . .” ambos de los cuales son vagamente humillantes. Mejor resumir el mensaje en una frase, adjuntando el original por si acaso.

La última pregunta es cuántas veces se debería repetir el proceso, si no aparece una respuesta. Eso depende de cuánto se desea una respuesta, pero yo creo que tres veces todavía está bien. Si la respuesta va a ser no, ser fastidioso no va a empeorar las cosas. Y hay suficiente gente – yo a veces pertenezco a este grupo débil – que dedican su tiempo no a quienes más desean ver sino a quienes persisten por más tiempo.

La otra solución es desistir del correo electrónico y usar el teléfono en vez. Existe alguna investigación que sugiere que las personas son más propicias a hacer lo que uno quiere que hagan si uno lo pide varias veces por diferentes medios. Pudiera ser así, pero a mí me molesta tanto que me llamen diciendo: “Sólo una llamada para ver si usted vio mi correo electrónico”, que aunque este método funcione, no puedo recomendarlo de buena fe.


(c) 2015 The Financial Times Ltd.



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