Secretos de CIO: cómo presentar mejor

Inversores, directivos y los propios empleados son la audiencia de los CIOs. Antes que lo domine el pánico, aquí algunas técnicas para una ponencia exitosa. Los consejos de Paula Molinari, de Whalecom, Edgardo Sokolowicz, de Despegar.com, Eduardo Chiacchiarini, de Kuehne-Nagel y Andrés Bursztyn, de la UTN. 12 de Agosto 2010
Secretos de CIO: cómo presentar mejor

Un temblor frío que recorre la espalda, las palmas de las manos un poco húmedas y la boca seca. Hablar en público no es fácil y muchas personas, incluidos los CIOs, experimentan resquemores a la hora de dirigirse a distintas audiencias, particularmente aquellas compuestas por directivos o inversores. ¿Cómo afrontar espectadores exigentes y lograr el objetivo propuesto? De acuerdo con el coach de comunicación estadounidense Carmine Gallo, autor del libro “Los secretos de las presentaciones de Steve Jobs”, estudiar las presentaciones del creador de Apple es clave para cualquier persona que tenga que hablar en público.

“Jobs es el más grande contador de cuentos corporativo”, asegura Gallo. El experto en comunicación dice que Jobs elevó el lanzamiento de productos a una pieza de arte. “Ha transformado la típica, aburrida, técnica y pesada sucesión de ‘slides’ en un evento teatral con héroes, villanos, un elenco y escenarios impactantes”, fundamenta.

Entre los secretos revelados se cuenta que en sus presentaciones los productos de Apple siempre están acompañados por una corta descripción “que entraría en un post de Twitter de 140 caracteres”. Además, Jobs siempre describe a un antagonista; es decir, un problema y luego una solución. Por otra parte, “divide su relato en tres partes, lo que hace más fácil para la audiencias retener información en su memoria de corto plazo”. Y en sus exhibiciones nunca faltan “slides” que impactan por su sencillez y palabras vivaces para describir los productos.

Uno de los discursos de Jobs preferidos por Paula Molinari, directora de la consultora Whalecom, lo dio en 2005 en una graduación de la Universidad de Stanford. Jobs rompe el hielo diciendo: “Nunca me gradué en la universidad y esto es lo más cerca que estuve de una graduación universitaria”. Con ese inicio da un golpe bien fuerte y causa sorpresa. “Luego, muestra gran manejo de elementos fundamentales para atraer la atención como el golpe de efecto, anécdotas, vivencias, casos y una secuencia bien organizada, básicamente lo que hace es contar una historia. Se trata de cosas que se pueden estudiar y hay que planificar”, advierte Molinari. 

ADN introspectivo
El despliegue de artillería pesada de Jobs no es fácil de igualar. Y los profesionales argentinos suelen estar en desventaja con sus pares norteamericanos porque, salvo excepciones, no reciben preparación para hablar en público en el secundario y la universidad. “En Estados Unidos o Inglaterra tienen workshops de presentaciones efectivas desde el secundario”, asegura Molinari. 

A estos profesionales también les juega en contra la profesión. “Su área no se caracteriza por el hecho de que hablar en público resulte algo que sale naturalmente”, agrega. Si bien es cierto que para muchos ejecutivos de IT la oratoria no es un don innato, eso está cambiando en las nuevas generaciones. “En los últimos diez años trabajamos mucho desde la facultad. Incorporamos el tema de las presentaciones a la currícula; es una exigencia académica. Además, los alumnos hacen presentaciones ante sus pares y defienden proyectos ante profesores. No nos fijamos sólo en el contenido, sino también en las formas; se evalúa el vocabulario técnico pero también el uso de muletillas, la disposición, la mirada y los movimientos. Todo eso se relaciona con la eficacia de las presentaciones”, asegura Andrés Bursztyn, director del Departamento de Ingeniería en Sistemas de Información de la Facultad regional Buenos Aires de la Universidad Tecnológica Nacional (UTN). 

Atención a la audiencia
El armado de la presentación debe contemplar el contenido y la forma. En el primer caso, es necesario no caer en el común error de subestimar la cantidad de tiempo que se necesita. Además, se debe pensar bien el tipo de información a comunicar. En la presentación de un proyecto el contenido es más técnico y, en una charla institucional, está más vinculado a negocios.

Tras la planificación viene la práctica que, según Gallo, Jobs ejercita durante horas antes de una presentación. A la improvisación sólo deberían animarse quienes tienen dominio total de la escena.

Edgardo Sokolowicz, CIO de Despegar.com, admite que sólo le gusta liderar presentaciones si tiene tiempo para prepararlas. Sabe que una exhibición exitosa puede apalancar el crecimiento organizacional y de las personas. Cuando la temática lo permite, el ejecutivo intenta que el orador sea una persona de su equipo. Sokolowicz conduce exposiciones dirigidas a inversores y directivos. “Con los inversores es más difícil porque tu jefe suele estar ansioso para que todo salga bien. Cuando le hablo a mi gente siempre trato de aportar algo novedoso y llamar la atención”, explica. Y asegura que, en ambos casos, la clave es tener objetivos definidos antes de empezar a hablar. “Suelo estar atento a lo que quiero que piense la audiencia después de la presentación”, confía.

La claridad es una de las bases para una buena exhibición. Para muchos, los “slides” son un buen aliado siempre y cuando el texto no sea protagonista absoluto. Según Gallo, antes de realizar una presentación Jobs dibuja cómo se vería la información gráficamente. “La mejor forma de comunicar información es combinar texto e imágenes, no textos solos”, asegura el autor.

Eduardo Chiacchiarini, regional IT director de Kuehne-Nagel, prefiere crear un índice con el eje de la idea a comunicar y luego desplegar alrededor toda la idea. “Normalmente es una interacción entre índice  y contenido. Eso me da la purificación de la presentación como mensaje-idea”, señala. 
El ejecutivo suele dar charlas para comunicar información o sincronizar expectativas, generalmente dirigidas a clientes, y otras para mostrar el estado de avances del área enfocadas al top management local e internacional de la empresa. 

Hacer un viaje al interior de la mente de la audiencia es una clave de éxito. Chiacchiarini propone imaginarse cómo piensa y toma decisiones el público. “Algunas tienen capacidad mínima de concentración y, en ese caso, el mensaje debe ser corto y claro. Otras están muy orientadas a números; si la presentación no contiene un sustento numérico ni siquiera prestan atención. Hay top managers que tienen sólo cinco minutos y odian las presentaciones. Para ellos, dos tres ‘slides’ es lo correcto. Siempre debe pensarse en el mensaje y el destinatario”, aconseja el CIO.

Por su parte, Bursztyn, de la UTN, busca feedback en la cara de la gente: si mira para cualquier lado menos al orador, manda mensajitos o charla con otra persona “eso indica que algo está mal”. “Trato de valerme de ideas innovadoras y elementos que motiven la participación aunque no sea activa sino con los ojos y los gestos”, agrega el académico. 

Obstáculos personales
Algunos oradores prefieren tener guionadas hasta las gracias. Es el caso del gerente de Despegar, quien indica que cuando se enfrenta a inversores “podría armar hasta los chistes”. Es que Sokolowicz se reconoce tímido y de hablar escaso. “En nuestra cultura hay que dar la sensación de viveza criolla y de espontaneidad”, sugiere Paula Molinari. Y agrega: “El sentido del humor preparado puede ser visto como falso, por eso tiene estar que bien armado para que nadie se de cuenta. Tampoco se puede contar una anécdota como si fuera personal cuando no lo es. En Estados Unidos hay libros sobre chistes para speakers y ser orador es una profesión, pero acá se demanda espontaneidad”. 

Por su parte, Luis Neve gerente de Tecnología y Sistemas de Banco Patagonia, exige que nada quede librado al azar. El CIO sabe exactamente lo que quiere: presentaciones visuales proyectadas en una pantalla sobre fondo azul “para no agredir la visión de los asistentes”, frases cortas y letras grandes de color blanco “que contrasten con el azul y se puedan leer desde cualquier lugar”. 

“El error típico de los profesionales del área de IT es usar términos técnicos o siglas suponiendo que todo el mundo debe conocerlas”, advierte Neve. Otro error es hablar demasiado rápido, no dirigir la mirada al auditorio o, por el contrario, dirigirla siempre al mismo sector del auditorio, ignorando a otros sectores y personas”. 

Quedarse quieto en un sólo lugar, jugar nerviosamente con las manos o con una lapicera, tener las manos en los bolsillos, hablar en un tono monocorde sin enfatizar, ser impuntual tanto en la hora de comienzo, duración y finalización de la presentación, son otros descuidos a evitar

Murphy en la platea
En casi todas las conferencias Murphy está presente para hacer regir su ley: un micrófono que acopla, una conexión Wi-Fi que se cuelga o una videoconferencia con demasiado delay. En esos casos, el buen humor y un chiste a tiempo es el mejor salvoconducto para pasar el mal rato. Cierta vez, Jobs tuvo un problema con los “slides” que quería presentar. El co-fundador de Apple decidió hacer público el problema e, inmediatamente, lo relacionó con una anécdota graciosa sobre él y su socio Steve Wozniak. “Mientras Jobs contaba la historia, que al público le encantó, el equipo de Apple arregló el problema y cuando se terminó la anécdota, Jobs simplemente continuó su presentación”, recuerda Gallo.

“Hay que chequear todo con la debida anticipación”, sugiere Bursztyn, de la UTN. “Pero, aún así, puede haber problemas. Algunos oradores se abatatan y eso los perjudica. Ante los imprevistos, hay que disimularlos si no son notorios y, de lo contrario, intentar usar el sentido del humor. El show debe seguir.”



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