Presupuesto 2010: recetas para gastar menos

Con una disminución de presupuestos de IT en el orden del 5 por ciento a nivel mundial, las empresas apelaron a su creatividad para bajar costos. El congelamiento y la dilación de proyectos estuvo a la orden del día. 11 de Enero 2010
Presupuesto 2010: recetas para gastar menos

Hace rato se terminó la pizza con champagne y también el sushi. La crisis local nos privó hasta de los asados y la última debacle internacional casi nos hace sobrevivir a pretzels en mal estado. La metáfora culinaria sirve para ilustrar lo que pasó en varias áreas de Sistemas. Algunos CIOs que venían acostumbrados a gastar e invertir en todo tipo de proyectos debieron poner el freno y redefinir sus gustos. 

Information Technology habló con un conjunto de CIOs locales que contaron sus experiencias de recorte de costos. Encontramos varias recetas preparadas rápidamente, en poco tiempo y con éxito, y otras que se vienen cocinando a fuego lento desde hace largo rato. Según Edgardo Juri, gerente general de Technology Value Partners, representante local de la consultora Gartner, la reducción de presupuestos de IT en el mundo fue de 4,7 por ciento en promedio, pero el recorte no fue igual para todos los gastos. Según la consultora, en números gruesos, el 65 por ciento de los presupuestos de IT se usa para “mantener las luces encendidas” (infraestructura y mantenimiento de aplicaciones): en general se trata de un gasto más bien inelástico y difícil de bajar. Por otro lado, el 20 por ciento suele dedicarse a proyectos con retorno rápido y, el resto, a proyectos de innovación. Estos últimos son más maleables.

Manos a la obra
Ante la orden de bajar gastos, lo primero que se hace es repensar la prioridad de las iniciativas. “En algunos casos se pidió ‘freezing’ completo y en otros, por temas contractuales, hubo que seguir”, comenta Juri.

En plan de ahorrar, donde primero entra la tijera es en los nuevos proyectos que no son estratégicos, especialmente aquellos de innovación. Entre los dejados de lado se destacan la compra de nuevo hardware porque las áreas de IT “estiran” la vida útil de las máquinas con las que cuentan. “En servidores y PCs se prolongó hasta un año. Ayudó mucho que muy poca gente haya migrado a Windows Vista porque este año que viene sale Windows 7 y se cambian directamente”, pronostica Juri. 

Y hay proyectos que son más caros de congelar que de terminar: por ejemplo, los que están en su etapa final o en los que están involucrados varios países. “La crisis financiera nos afectó, particularmente por el mercado de la madera. Nuestros productos son commodities para otras industrias y entre el 60 y 70 por ciento de lo que producimos se destina a la exportación. La crisis del año pasado nos pegó bastante y la dirección de la compañía pidió a todas las áreas un esfuerzo para controlar aún más los costos y reducir gastos. Entonces, congelamos algunos proyectos que esperaban para ser analizados este año”, indica Alejandro Meyer, subgerente de Aplicaciones Informáticas de Empresas Arauco en la Argentina, que opera la forestal Alto Paraná y factura alrededor de U$S 700 millones. 

El ahorro es una costumbre arraigada en la empresa. Desde 2006 se usan aplicaciones estándares ‘out of the box’ y se busca aprovechar el “know how” del mercado y de los proveedores que puedan ofrecer la mejor relación costo/beneficio. La gerencia de Informática tiene un presupuesto de U$S 1,5 millones para este año, similar al que manejó en 2008. “No hubo un cambio sustancial de presupuestos, pero el proceso de elaborarlo fue intensivo. Se hicieron varios ciclos para tratar de ajustar los números”, expresa Meyer, cuya área maneja U$S 500.000 en total (incluye sueldos).

Además, este año se canceló un proyecto de administración de cadena de abastecimiento y se decidió estirar la vida útil de los equipos. “La subgerencia a cargo de hardware canceló un proyecto de consolidación de servidores que implicaba un recambio de algunos que tenían su ciclo cumplido. Nuestro sistema principal es SAP y está en un servicio de hosting de IBM que tiene un plan de actualización de cinco años”, describe Meyer.

Entre los proyectos que siguieron su curso se destaca la implementación de Investment Management (IM), de SAP que, a largo plazo, permitirá el control de las inversiones de toda la organización. Comenzada hace dos meses, la iniciativa demandó U$S 25.000 de inversión y ya está en la etapa final. Su ROI está calculado para dentro de seis meses. Según el ejecutivo, “IM garantiza los montos aprobados para una inversión. Por ejemplo, para la construcción de una obra civil o un proyecto del área de ingeniería informática. Asegura que el monto aprobado es el que puede ser comprometido por las distintas áreas”. 

Gastar para ahorrar
Varios CIOs convencieron a sus pares financieros que gastar hoy puede servir para ahorrar mañana. “Aunque lleva meses o años terminar su implementación, las iniciativas de consolidación de centros de datos y virtualización son bien vistas por las áreas financieras. Además, si la empresa ya cuenta con el hardware y lo que hace es concentrar y virtualizar servidores, el proceso no es demasiado crítico. La primera etapa de la virtualización produce ahorro, aunque no brutal, en cuatro o cinco meses, y el retorno se ve en un año”, agrega Juri.

Favio Alonso, gerente de Sistemas de Cheeky, empresa que factura $ 300 millones por año, no tuvo la necesidad concreta de bajar gastos este año. En la empresa se sabía “que había que hacer una inversión en tecnología y que a partir de esto se cosecharían ahorros”. Y confía: “Trabajé en optimizar recursos y en hacer más eficientes los procesos que en reducir gastos”. 

Además, el gerente está acostumbrado a ahorrar para lograr sus objetivos. Antes de su ingreso en 2007, Cheeky había crecido en infraestructura pero sin inversiones en tecnología. Alonso diseñó un plan agresivo para paliar la brecha. “No obstante, muchas veces el presupuesto asignado no me alcanzaba y lo conseguía a partir de ahorros que generaba desde mi propia área”, recordó.

Ahorro vía software
En los últimos dos años el ejecutivo dice que lograron ahorrar $ 72.000 anuales migrando de Nextel a Personal. Entre otros proyectos, se implementó una red privada virtual de Telecom para las comunicaciones entre todos los locales y la administración, y se adoptaron telulares para efectuar llamadas a celulares (son dispositivos conectados a la central telefónica que convierten una llamada de teléfono fijo a celular en una conexión entre teléfonos móviles) y como las llamadas entre celulares de la empresa no tienen costo, se genera un ahorro.

En materia de impresiones ahorraron $ 36.000 anuales a partir de la tercerización del servicio de impresión en un proveedor llamado Canal Directo. “Teníamos un costo muy elevado, ya que imprimimos mucho en color en página completa y con equipos propios que no eran los adecuados en cuanto al consumo de tinta”, explica Alonso. Además, se optimizó el manejo de cupones de tarjetas de crédito. Se ahorraron $ 78.000 por año por dejar de tercerizar el servicio y manejarlo en forma interna a partir de un software especializado llamado Auditar. 

Según Alonso, “el principal ahorro se logró este año a partir de la adquisición de un software para el manejo de todos nuestros puntos de venta. Son 147 locales con 213 puntos de venta, ya que en muchas sucursales tenemos más de un equipo facturando”. De esta forma, la empresa dejó de pagar un alquiler por el sistema Lince Indumentaria, de Zoologic, y migró a Quick Pos, del proveedor Buenos Aires Software. La inversión será amortizada en ocho meses y se estima que generará unos  $ 180.000 de ahorro por año. Menos calidad

Aunque a algunas empresas les cueste admitirlo, otro recurso al que adhirieron muchas está relacionado con bajar la calidad del servicio. “Por ejemplo, las mesas de ayuda cortan horas de soporte, reducen la cantidad de personal y renegocian contratos de servicios”, dice Juri. Y advierte que el éxito de esta estrategia depende en gran medida de cómo se la comunique. Si la empresa se hace cargo de la decisión y les cuenta a sus empleados que durante la crisis el área de soporte dará un servicio reducido, correrá con ventaja para evitar problemas en el día a día. En cambio, si mira para otro lado puede poner en una situación difícil a la gente de Sistemas con el resto de la organización. 

Por otro lado, las renegociaciones de contratos con proveedores estuvieron en la agenda. En la industria hotelera, la crisis económica se sumó al impacto de la Gripe A. Según Diego Maradei, gerente de Sistemas de Información de Hilton Buenos Aires, “este año hubo que ser precavido con los costos”. 

El análisis de cada compra
“Con Telecom tenemos contratadas dos tramas digitales y 12 líneas analógicas. Cancelamos ocho ISDN (red digital de servicios integrados) que estábamos subutilizando. Con Telmex tenemos cinco tramas en total y un enlace digital de 2 Mb, dos más de 128 Kb y un enlace de 10 Mb. Renegociamos con ambos proveedores hasta la finalización del contrato, que es el año que viene”, dice Maradei, aunque no mencionó el ahorro efectivo.  “Hicimos campañas internas para optimizar los costos en general, como en el caso de impresiones y en la limitación de ciertas compras. Antes, cuando se nos rompía un fax llamábamos a un servicio para que lo reparase. Ahora instalamos un módem en esa computadora, que nos permite usar el servicio de fax Windows XP y sacamos el fax de la oficina”, explica el CIO. 

El ahorro es tradición en Boehringer Ingelheim. Por eso, en ese sentido, no hubo cambios sustanciales. Aunque Alejandro Talevi, gerente Regional de Informática del laboratorio que factura $ 274 millones, señala que se analizan desde “los proyectos más importantes a los pedidos de librería”. Y ejemplifica: “Se analiza la compra de pasajes aéreos para buscar las mejores opciones y, si el viaje no es demasiado largo, se compra un ticket en clase económica“.

Sin embargo, el mayor ahorro se deriva de la estructura del área de IT de la compañía. “Estamos organizados en una Unidad Operativa Regional (Ropu) que involucra a ocho países. Todos nuestros proyectos tienen perspectiva regional, es decir, nunca son locales. De esta manera, somos mucho más eficientes en cuanto al equipo del proyecto, dado que es único para todos. Luego de la implementación, la administración y gestión del mismo está dentro del concepto “centro de expertise” o “shared service center”, por el que se logra una mayor eficiencia para los sectores involucrados. Este enfoque lo hemos tenido para CRM, Recursos Humanos e infraestructura y en este momento estamos en el proceso de implementación de un único ERP para todos los países”, apunta Talevi. Y agrega que el efecto de reducción de costos se logra, pero no como un objetivo en sí mismo, sino naturalmente. Entre otras implementaciones, el CRM elegido fue Siebel y el costo local fue de U$S 939.000 (incluye hardware, software y consultoría); en tanto que la solución de Recursos Humanos, Meta 4, demandó U$S 140.000.  En cuanto a infraestructura, se implementó el centro de cómputos para la región de San Pablo y para la Argentina, que implicó invertir U$S 150.000. El ERP que se adoptó es Dynamics AX2009, de Microsoft, en un proyecto que demandará U$S 2,5 millones de inversión y cuya integración total finalizará en 2011. Según Juri, la recuperación del área de IT empieza a notarse, aunque aún se la siente un poco desabrida. Con cautela pero optimismo, el consultor asegura que “el año que viene no debería haber reducciones de presupuesto de IT, aunque tampoco grandes crecimientos



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