Móvil pero bajo control

La ART CNA dotó de equipos móviles a 50 profesionales para optimizar la evaluación de riesgos a los que se exponen sus empresas aseguradas. Invirtió U$S 125.000. 02 de Julio 2010
Móvil pero bajo control
Resistencia inicial, prueba empírica y aceptación con aplausos. Ese fue el camino que —como sucede en muchos casos— siguió un reciente proyecto tecnológico implementado en la Aseguradora de Riesgos de Trabajo (ART) CNA para dotar a varios de sus empleados de herramientas de movilidad. 

CNA es una empresa internacional de seguros con sede en Chicago, Estados Unidos, que desembarcó en la Argentina en 1996 y hoy tiene una casa central en la Ciudad de Buenos Aires y 12 sucursales en el interior. Con más de 56.000 empresas aseguradas, factura $ 350 millones anuales en la Argentina y tiene 280 empleados. Entre ellos, 80 preventores, profesionales especializados en seguridad e higiene que realizan visitas periódicas de prevención, verificación y asesoramiento a las empresas cliente. Entre todos, cada año realizan alrededor de 40.000 visitas.
Antiguamente, su trabajo implicaba completar extensos formularios en papel y pasar la información a una plantilla Excel para que luego fuese cargada en la base de datos central de la compañía, cuyo sistema core es Art Manager, un aplicativo propietario que fue desarrollado en Oracle Forms y base de datos Oracle. 

Gracias al proyecto Movilidad Prevención encarado por las gerencias de Sistemas y de Prevención y Exámenes Médicos, hoy el 60 por ciento de los preventores utilizan PDAs para cumplir con su función. 

Uniformados 
La iniciativa surgió a mediados de 2006 pero se concretó dos años después, ya que se utilizó un año entero para el desarrollo y otro para la implementación. Hace alrededor de ocho meses comenzó a funcionar.

El gerente de Prevención y Exámenes Médicos de CNA, Sebastián Rey Sumay, subraya que se trató de un trabajo en equipo. “Nosotros fuimos especificando qué queríamos y guiando mejoras, pero fue Ary quien lo implementó”, explicó en referencia a Ary Baptista, director de Sistemas de la empresa. 

“No propusimos trabajar con PDAs, pero explicamos que necesitábamos una herramienta tecnológica para uniformar la manera de realizar las entrevistas con el cliente y unificar el llenado del formulario”, agrega Rey Sumay. A pesar de que su departamento organizaba reuniones con los preventores, para guiar su trabajo solía suceder que “como se realizaba a mano alzada” cada uno usaba su criterio.

El área de Sistemas inició la búsqueda de proveedores de hardware y software, pero Baptista prefirió no revelar el nombre de las empresas sondeadas. Finalmente, se decidió por las PDAs Hewlett Packard Ipaq Mobile y una impresora portátil de la misma marca. “Nos mostraron experiencias en otros rubros, lo que nos dio garantías para el nuestro”, explicó Baptista sobre la elección de los equipos.

Los dispositivos poseen Windows Mobile con base de datos SQLCE y los formularios electrónicos están desarrollados en una herramienta llamada EasyForms.  Sobre los cambios producidos durante la implementación, Baptista explica que la base de datos elegida originalmente, SQL Lite, no soportó el proyecto y fue cambiada por la actual. Lo mismo pasó con las baterías estándar de los equipos, que debieron ser extendidas para resistir todo un día de trabajo.

Además, CNA trabaja con Telefónica y Movistar para la conectividad y los chips que posee cada PDA, por medio de los cuales se establece la conectividad vía GPRS, y con Moviltek para el desarrollo de los formularios electrónicos.
El proyecto rondó los U$S 80.000 de inversión inicial para desarrollo y alrededor de U$S 45.000 de costos recurrentes anuales, como leasing de las PDAs e impresoras, chips, mantenimiento de licencias y cartuchos de impresoras. 

En movimiento
“En el momento de la visita al cliente, los preventores completan el relevamiento en los formularios electrónicos que están en la PDA y luego realizan la impresión de los mismos en formularios pre-impresos que se entregan al cliente”, indica Baptista. 

Rey Sumay agrega que ello generó un ahorro significativo de papel, ya que antiguamente los preventores cargaban un bloc con todas las páginas de un formulario y si usaban sólo algunas de ellas debían descartar las sobrantes. Hoy llevan varias hojas sueltas de cada página y sólo imprimen las que necesitan. 

“En el establecimiento del cliente, el preventor no necesita estar conectado dado que toda la lógica del formulario electrónico  se encuentra en forma local en la PDA. La carga de los formularios se realiza bajo la modalidad touch screen”, describe Baptista. Tanto la PDA como la impresora poseen batería y se conectan vía Bluetooth. 

Mediante una conexión GPRS, cada preventor sincroniza la PDA con el servidor de casa central para enviar y recibir la información (el software de sincronización se llama Flamenco SYNC Server ). Así, no sólo envía información sobre las visitas realizadas sino que también recibe una hoja de ruta de las que debe hacer.

Al principio, el cambio de procesos generó una profunda resistencia entre los preventores, muchos de los cuales pensaron que se trataba de una forma de control. Las quejas iban desde el peso del equipo hasta el diseño de la aplicación. Pero al poco tiempo quedó demostrada su utilidad y,  según Rey Sumay, “ahora, cuando se rompe una el preventor enseguida reclama que se la repongan”.

El uso de los dispositivos móviles permitió reducir significativamente el tiempo de entrega de la información a la casa central: mientras que antes el proceso llevaba entre 15 días y un mes, hoy el promedio está en 3,5 días, aunque algunos visitadores también sincronizan los datos diariamente.

Según Baptista, actualmente se logra más consistencia y calidad de información, ya que los datos se cargan una única vez y se validan al momento de la carga. Así, se eliminaron los errores de traspaso de los datos. Además, se incrementó la calidad de cada visita porque el preventor cuenta con los informes de visitas anteriores y los formularios ya no se escanean sino que se genera automáticamente un archivo PDF.

“Tenemos una capacidad de procesamiento estadística fenomenal. No sólo conocemos mejor a nuestros clientes sino que podemos compartir conocimientos y realizar recomendaciones a los preventores”, destaca Rey Sumay. Este año, Baptista se propone dotar a todos los preventores con la nueva tecnología. Además, prevé incorporar fotos de la visita y utilizar la funcionalidad GPS que poseen las PDAs para georreferenciar la cartera de clientes.



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