Las Leonas ganan la Web

La Asociación de Hockey sobre Césped desarrolló un aplicativo para que los clubes puedan actualizar su información a través de Internet. Invirtió $ 200.000. 17 de Febrero 2011
Las Leonas ganan la Web
El hockey sobre césped es el único deporte que entregó a la Argentina un campeonato mundial durante este año de torneos ecuménicos, como el fútbol, el básquetbol y el vóleibol. El equipo femenino de esta especialidad, “Las Leonas”, es la parte más saliente de un inmenso iceberg deportivo que sólo en la ciudad de Buenos Aires y sus alrededores moviliza cada fin de semana casi 19.000 jugadores entre los 115 certámenes que se disputan entre marzo y noviembre, organizados por la Asociación Amateur de Hockey sobre Césped de Buenos Aires (AAHCBA).

El centenar de clubes asociados que participan en los torneos metropolitanos de esta asociación tenía que cargar en planillas de papel la información del casi medio millar de partidos que se disputan los fines de semana. Esta información se pasaba luego en la base de datos de oficina (Access, de Microsoft) y se subía con muchos días de demora a la Web.  La gestión de esta información hoy se realiza en pocas horas y a través de Internet con un sistema de administración de planillas denominado“Sistema de Gestión de Campeonatos”, creado específicamente para esta necesidad por la consultora de software C&S.   Jorge Mazzilli, presidente de la AAHCBA, heredó de la anterior gestión de la entidad el sistema que está en funcionamiento, pero recuerda las épocas de los registros manuales, que finalizó en 2008. La asociación, que tiene una estructura rentada con recursos que provienen de los clubes y de la membresía de jugadores, utilizaba para la administración de los torneos y jugadores un sistema basado en Access, que no contaba con funcionalidad alguna en cuanto a la gestión de las planillas de los partidos. 

El dirigente, quien no oculta su orgullo por el hecho de que entre “Las Leonas” campeonas del mundo hubiera 12 jugadoras afiliadas a la asociación, describe un mundo de certámenes complejo y diverso que crece en forma sostenida: sólo en la rama femenina, la cantidad de jugadoras afiliadas creció un 40 por ciento en los dos últimos años. Los caballeros tienen dos divisiones, aunque en 2011 deberán crear otra, mientras que las damas tienen cinco divisiones. En cada división hay además varias categorías, que se desagregan de acuerdo al tipo de superficie donde se juega: pasto o sintética. Cada club o asociado puede presentar equipos en cada uno de estos estratos. Por ejemplo, un club puede tener equipos femeninos en varias divisiones y categorías y diferentes tipos de superficie.

Además de esta diversidad, los miembros de la asociación son muy diferentes: hay clubes cuya actividad principal es el hockey pero también equipos de barrios cerrados (“countries”), colegios secundarios, universidades, clubes tradicionales de fútbol, instituciones israelitas, municipalidades y hasta un club, el Mitre, que pertenece al gremio ferroviario La Fraternidad.  500 hojas En el proceso que se realizaba antes de contar con el actual sistema, representantes de los clubes debían retirar las planillas confeccionadas en la asociación para cada partido, lo que equivalía a unas 500 hojas por fin de semana. Posteriormente, debían devolverlas una vez finalizado el encuentro, completadas en forma completamente manual, en la sede de la AAHCBA.

Cada planilla registra las variables del partido: formaciones de cada conjunto, resultado del encuentro, goleadores, tarjetas (verdes, amarillas y rojas) y otras incidencias. Los veedores son dos jueces de mesa y dos árbitros de campo. Personal de la Asociación validaba la información pero no en forma exhaustiva, dada la cantidad, el volumen y las variables de cada partido. Se examinaba cada planilla para buscar inconsistencias o errores de confección por parte de los clubes. Y en esas revisiones se encontraban por cada fin de semana unos 2.000 errores en la carga de datos.

Las consecuencias de este proceso eran la falta de precisión en el control del cumplimiento del reglamento y demoras en la actualización del portal de la asociación (www.buenosaireshockey.org.ar) en cuanto a los resultados de los encuentros y las tablas de posiciones. Además, este sistema estaba basado en una aplicación de escritorio (Access) y se utilizaba en forma interna y sin acceso por parte de los clubes. Por lo tanto cada operatoria debía realizarse a través de presentaciones en papel o disquete. Esto generaba incomodidades para los clubes y mayor trabajo para la organización. 

En 2008, desde la AAHCBA tomaron contacto con C&S, que ya había realizado sistemas similares para otras disciplinas deportivas, para compartirles el problema de la gestión de los datos y buscarle una solución. Se realizó una propuesta que contemplaba diferentes etapas. Una vez finalizados estos pasos, se avanzó en forma conjunta en la definición de nuevos alcances de mejoras del sistema.

La asociación, que contrató en forma directa a la desarrolladora con una inversión superior a los $ 200.000, sin realizar licitaciones, aprobó el proyecto de crear una aplicación web integral para uso tanto de la entidad como de sus afiliados, con una interfaz combinada para la carga de datos de los partidos disputados. Además se pueden ver, mediante celular con WAP o desde una computadora con acceso a Internet, los resultados de los partidos ni bien finalizan. 
 
Uno de los objetivos era ofrecer facilidades a los clubes en todo lo relacionado con la actualización de la información de sus jugadores para conformar las listas de buena fe —iniciales y sus posteriores actualizaciones en el transcurso del año— a través de un sistema integral y centralizado, para de esta forma evitar los trámites presenciales en la Asociación y minimizar la carga de trabajo manual.

La llegada del nuevo sistema no estuvo exenta de problemas. La mayor dificultad fue la complejidad del proceso de implantación y el cambio cultural de pasar de la gestión manual a un sistema web integral.
 Se trató de un desarrollo a medida, hecho sobre PHP en un entorno Windows. Al sistema de planillas están autorizados a ingresar a través del sitio los autorizados de los 88 clubes asociados, más personal interno de la entidad. También pueden acceder por WAP para consultar las planillas. La entidad tuvo en cuenta este contexto y definió que el arribo del nuevo sistema fuera en forma escalonada y gradual.

Al principio alcanzó a los equipos de Primera, Intermedia, Quinta y Sexta de la tira A de damas y caballeros y luego en una segunda etapa los equipos y categorías restantes (B, C, D y E) incluyendo la totalidad de categorías menores.  Menos errores Durante el proyecto convivieron al inicio ambos sistemas (la implementación se hizo desde noviembre de 2008 a junio de 2009), pero el circuito era realizado a través del nuevo, por lo que se debió desarrollar un proceso por el cual se ingresaban en el modelo actual los datos de los partidos de las categorías no implementadas, que continuaban en forma manual cargándose al viejo sistema. Y una vez hecho esto, hubo que incorporar al software antiguo la información sistematizada en el nuevo, para así realizar de esta forma un control cruzado de la información.

También se debió atender la implementación, el soporte y acompañamiento por parte de la desarrolladora durante la adaptación de los clubes al nuevo procedimiento y la sistematización de tareas. Por este motivo, se incluyó la capacitación tanto al personal de la Asociación como luego a los delegados de los clubes en cuanto a la utilización del sistema. Incluso, se habilitó una mesa de ayuda telefónica durante los fines de semana de los meses que duró la implementación.

Para desarrollar este proceso no hubo necesidad de cambiar ni el hardware ni el software de la AAHCBA, y se utilizó la misma plataforma web que se empleaba para el portal institucional.
Desde su puesta en funcionamiento, los beneficios para los usuarios fueron evidentes, expresa Mazzilli: “Se puede controlar en su totalidad el cumplimiento del reglamento y logramos bajar la cantidad de errores en los datos a procesar, pasando de los 2.000 que se verificaban antes a sólo una decena”, enumera. También se cuenta con la posibilidad de auditar los movimientos sobre la información actualizada y se poseen herramientas para evaluar la gestión de los delegados de los clubes, jueces de mesa y árbitros. Los posibles incumplimientos del reglamento se detectan en forma anticipada; los clubes tienen la posibilidad de disponer de las planillas sin tener necesidad de concurrir a la Asociación, y cuentan con una herramienta para mantener actualizada la categorización de sus jugadores.
Además, se puso a disposición, vía web, información en forma segura y confiable, se automatizó de manera completa el proceso de validación de planillas por parte del sistema, y se generan reportes automáticos semanales para la gestión de la AAHCBA. “Toda la información ahora proviene del sistema”, explica Mazzilli, quien muestra en su notebook un gráfico donde se ilustra la hegemonía femenina en este deporte: hay 15.828 damas (83,91 por ciento) y 3.035 caballeros (16,09 por ciento). Incluso la planilla permite generar una tabla de equipos que se caracterizan por su “fair play”.

El directivo destaca que, al disponer de información actualizada y certera, se mejoró la toma de decisiones y la planificación, en especial en cuanto al fixture de los torneos, una cuestión trascendente cuando se organiza la actividad de casi 19.000 jugadores cada fin de semana.



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