La importancia del backup

Por Pierre De Leeuw, director de NextStep Networks Consultoría de Informática para Pequeñas y Medianas Empresas 29 de Abril 2011
La importancia del backup

Backup es palabra santa. Cuando se habla de backup casi todo el mundo se asusta, se tensa y se pone a pensar dónde tiene su información a resguardo si llega a haber algún problema. Sin embargo, existen todavía los escépticos que, tomando como ejemplo el fenómeno del Y2K, piensan que la gente de sistemas exagera con la importancia del backup. Para refrescar un poco la memoria, se decía que en el año 2000 muchas computadoras y sistemas se iban a caer, que las cuentas de bancos iban a tener balances incorrectos y que el mundo se iba a venir abajo. Miedos, frustraciones, terror por todas partes. ¿Y que pasó? No pasó nada. Por supuesto que gran parte de ese “no pasó nada” fue porque las compañías se dieron cuenta que había que corregir código en programas para evitar el desastre del Y2K, y lo hicieron.

Pero después de ese y otros temas que para el público general terminaron siendo sólo un “susto injustificado y exagerado”, muchos empresarios tienden a pensar que hay temas que la gente de sistemas inventa y no hay razones para prevenir.

Imaginémonos una empresa pequeña, que tiene un servidor central con sus archivos, su sistema contable o de gestión y su correo electrónico. Algo relativamente simple, digamos. Algunas (sólo algunas) de las grandes ventajas que tiene la empresa por operar de esa manera son que las 20 personas que trabajan en la empresa lo hacen con información centralizada que pueden compartir, que todos ven la misma información al mismo tiempo o que las transacciones contables están reflejadas en el sistema en forma inmediata. Todos trabajan contentos y tranquilos.

Un buen día se “cae el sistema”. El director de la empresa llama a su persona de sistemas y le dice “no tenemos sistema”. La persona de sistemas va corriendo a ver el servidor y se da cuenta que la máquina (un clon al que se le terminó el período de garantía), no funciona y que el problema es que el rígido se rompió. El le había propuesto al director de la compañía hacer un backup fuera del server, por lo menos en un rígido externo. También le había propuesto comprar un servidor de marca con sistema operativo original y una formación de discos en espejo, más un backup a cintas, en internet, o en algún otro medio externo, en forma periódica. El backup se podría automatizar y así la información estaría fuera de la oficina. Entonces, si le pasaba algo al servidor, los datos estarían a resguardo. Pero el director de la empresa decidió hacer el backup al mismo disco rígido del servidor porque no quería invertir más dinero en el sistema. Claro, el tenía que lograr un aprovechamiento de los recursos. Supuso que había medido bien la probabilidad que hubiera un problema con el servidor, se agarró fuerte de su escepticismo “a la Y2K” y decidió (erróneamente) que el método de backup al mismo rígido del servidor era suficiente.

Casos como estos hay muchísimos. Los dueños y directores de pymes aprenden y entienden bien el riesgo de quedarse “sin sistema” solamente cuando lo viven en carne propia. Muchas veces no tienen en cuenta que el servidor también puede ser robado de una oficina, o que la oficina se puede inundar o, incluso, como en el ejemplo de más arriba, el rígido se puede romper.

Hasta ahí es la historia común que todo el mundo escucha y el susto hace reaccionar un poco a los directores de empresas para tomar las medidas correctas, pero ni en forma inmediata ni con la preocupación suficiente. Por eso importante analizar bien los factores que no son tan obvios cuando suceden estas cosas.

Cuando la infraestructura fundamental de una red no es suficientemente robusta se pueden perder días de trabajo mientras el servidor está siendo reparado, por ejemplo. Eso sólo ya es muy grave para los dueños de la empresa. Por otro lado, si el backup se puede recuperar, pero la última información de que se dispone no está suficientemente actualizada (digamos que se pierde el último mes de información), los empleados de la empresa van a sentir frustración por todo el trabajo que tienen que volver a hacer. Los directores pueden pensar que como ellos pagan los sueldos, el trabajo la gente debería hacerlo sin quejarse, dado que eso es lo que hay que hacer y lo que pasó, pasó. Pero la gente no es una máquina. Asumir que no queda un sentimiento de impotencia y frustración por tener que volver a hacer el trabajo de nuevo, es una equivocación. No solamente no se puede recuperar el tiempo perdido en operatividad y se desgasta a la gente moralmente, sino que además ellos van a tender a dejar de confiar en el sistema. Estas dos observaciones no son tan simples ni evidentes. Pasarlas por alto es un error gravísimo.

La importancia del funcionamiento de la tecnología en las empresas crece en forma exponencial, por lo que tener bien planificado el backup pasa a ser fundamental. La información no debe permanecer en un solo lugar y el tratamiento del backup debe ser periódico y cuidadoso. De hecho, hacer una prueba para verificar que la información puede ser restaurada, también es importante. Se puede hacer un ejercicio anual, por ejemplo, para verificar que el contenido de los distintos medios de backup es el correcto.

La información que se guarda en las computadoras, en forma de emails, documentos, bases de datos u otras formas, es la acumulación de años de trabajo de mucha gente. Visto de esa forma, es fácil darse cuenta que es fundamental tener todo ese trabajo a resguardo. No sólo por el costo de tener que rehacer el trabajo, o el tiempo perdido frente a la competencia, para dar ejemplos simples, sino también por la desmotivación que causa en la gente una pérdida de esa índole.

No hay que jugar con fuego. El backup debe estar muy bien pensado, planificado, implementado y controlado.

 



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