*

La apuesta de Alsea en su carta IT

La compañía invirtió U$S 1 millón en la incorporación de soluciones de punto de venta para gestionar los 68 locales de Burger King y Starbucks. 08 de Octubre 2010
La apuesta de Alsea en su carta IT
Alsea —la compañía mexicana que opera franquicias gastronómicas en América latina— inició sus operaciones locales en 2007, cuando pasó a controlar el paquete accionario de Fastfood Sudamericana, que entonces manejaba 27 tiendas de comidas rápidas Burger King y cuyos negocios operaba con tecnologías dispares. Es que por entonces unos 14 locales trabajaban con el sistema de gestión del proveedor Aloha (Quick Service), mientras que las restantes lo hacían con el aplicativo Micros 2400, del proveedor Micros Fidelio. Si ya de por sí estas soluciones de punto de venta habían comenzado a quedar obsoletas, a esto se agregó el hecho de que Aloha había dejado de brindar servicios en la Argentina, con lo cual sus herramientas quedaron sin soporte. 

“Cuando una empresa de este rubro cuenta con muchas tiendas, debe tener alguna forma centralizada de configurar los productos, precios, pantallas, cuestiones de seguridad y reportes”, relata Roberto Hirsch, gerente Regional de IT de Alsea en la Argentina. Este conjunto de inconvenientes condujo a la decisión de migrar los locales Burger King a Micros RES (Restaurant Enterprise Series), una solución integral para gestionar los puntos de venta.  

El motor de la decisión fue lograr una administración centralizada de la información en tiempo real y facilitar la estandarización entre los distintos locales. Pero había otro factor clave: ya por entonces Alsea tenía un plan de crecimiento en la Argentina —que implicaba abrir más locales Burger King e instalar las cafeterías Starbucks, en 2008—, no podía darse el lujo de seguir operando con herramientas que habían quedado fuera del “estado del arte”.   
 Vía México 

Alsea ya venía trabajando con el sistema 3700 de Micros (módulo de la suite Micros RES que gestiona el punto de venta) en 400 tiendas de comidas rápidas en México. Esto hizo que a la hora de optar por un proveedor, no hiciera búsquedas ni evaluaciones alternativas.  En el caso de Burger King —que cerró el año pasado con ventas por cerca de U$S 250 millones en la Argentina y que recientemente fue adquirida por el fondo brasileño 3G Capital en U$S 4.000 millones—, la nueva herramienta debía cubrir la gestión en tres frentes: los puntos de ventas de los locales, las cocinas y el manejo corporativo centralizado. La solución elegida presentaba un servidor central (Micros Enterprise Manager) que permite administrar y configurar las tiendas: “Con esta herramienta creamos los productos, las pantallas, los medios de pago, definimos los descuentos y los reportes; y luego transmitimos esas configuraciones a los locales —explica Hirsch—. En las tiendas, además, incorporamos los puntos de venta en las líneas de servicio, con los que cada cajero atiende al público, que en nuestro caso están conformados por Micros Workstations 4 y 5 más el software Micros POS 4.3, del que ahora estamos actualizando a la versión 4.7”.

El módulo de cocina incluyó el KDS (Kitchen Display System, una computadora que maneja el monitor y muestra los pedidos), el bumper (teclado donde se marcan los pedidos que ya se efectuaron) y el monitor de cocina propiamente dicho (que muestra los productos que hay que preparar y se van marcando los que ya están hechos). “Además, cada gerente de tienda tiene un conjunto de reportes y herramientas para medir la eficiencia, con recursos para el manejo de inventario, de los productos y los costos, y para la evaluación del personal entre otras cosas —agrega el CIO—. Además, cada local tiene un servidor Micros que corre sobre un equipo HP Proliant ML110 y se encarga de administrar los monitores de cocina y las cajas.”  

Rápido y central 
La implementación arrancó con el armado de un piloto en una tienda Burger King de Belgrano —la primera que se abrió en la Argentina, en 1989— para probar la solución y efectuar la customización. “Allí se montó el sistema Micros para adaptar el circuito a la forma de trabajo de Burger King —relata Hirsch—. Una vez que el piloto se completó, el modelo resultante se llevó al servidor central y a partir de ahí se crearon configuraciones para las otras tiendas.” 
En los locales que venían operando con una versión antigua de Micros (la 2400), la migración incluyó un cambio total de hardware —en los puntos de venta y en la cocina, e incluso a nivel de cableado de red físico—; para las tiendas que operaban con la solución de Aloha, las cajas de los puntos de venta se aprovecharon —en la migración se les instaló software Micros—, pero además se agregó el equipamiento KDS para las cocinas y el servidor HP con la herramienta de Micros. 

En mayo de 2008 se terminaron de migrar las 27 tiendas al sistema de punto de venta Micros 3700. A partir de allí, en todas las nuevas aperturas —en dos años sumaron 20 locales Burger King y 21 de Starbucks— se instalaron las nuevas herramientas. “En el caso de las tiendas que habían quedado con las cajas Posiflex (las que venían con el sistema Aloha), este año empezamos a migrarlas a Micros 3700, ya que nos resultaba más barato este camino que repararlas”, apunta Hirsch.

El diseño conceptual del piloto llevado adelante en Belgrano demandó entre tres y cuatro meses. A partir de ahí la migración fue sencillamente un problema de coordinación para ver en qué momento se cambiaban los equipos, dado que   ya habían atravesado la etapa previa de capacitación: “Migramos una tienda por semana aproximadamente, ya que junto con la implementación de esta tecnología cambiamos el cableado de red, actualizamos la red eléctrica y la conexión a Internet mediante una VPN”, revela Hirsch. 

Según el ejecutivo, un aspecto central del proyecto era el control del inventario. “Como los márgenes son muy pequeños, hacía falta una herramienta muy fina y precisa, y había que configurarla muy bien —fundamenta—. Cada producto que se vende tiene una receta asociada y con esa información se determinan las compras y se definen los costos. En el inicio tardamos bastante en ajustar las recetas para que se descuente en forma correcta del inventario.” 
Más allá de esta demora, el otro problema que se presentó durante la implementación —la realizaron con Micros, que aportó consultoría para la instalación, capacitación y mantenimiento— “fue una incompatibilidad de la solución con ciertas impresoras fiscales Epson antiguas (modelo 2000) que tuvimos que cambiar por modelos 220”, comenta Hirsch. 

En total, la inversión realizada por Alsea durante los últimos tres años fue de U$S 1 millón. La cifra incluye la migración de los locales existentes a la nueva tecnología, más la apertura de las nuevas tiendas y el mantenimiento anual, que contiene el soporte 24 horas y la actualización, brindado por Micros. El soporte pago incluye la actualización de software (ahora están por migrar a la última versión). La actualización de hardware es opcional.   La inversión de U$S 1 millón para las 68 tiendas abarcó la migración tecnológica de los 27 locales existentes de Burger King más la inversión tecnológica en las aperturas de tiendas realizadas durante los últimos tres años (20 tiendas Burger King y 21 Starbucks). También incluye el soporte y mantenimiento anual  por tres años.

Alsea hoy tiene 47 tiendas Burger King y 21 cafeterías Starbucks con una dotación de 2.800 personas, en la Argentina. En promedio, cada local de Burger King tiene alrededor de 60 empleados, mientras que los de Starbucks suman unos 20 por tienda.

Los locales Burger King demandan soluciones más complejas, con lo cual el costo por local es mayor —ronda en promedio entre U$S 18.000 y U$S 25.000 sólo en software y hardware Micros —, ya que suelen tener de seis a siete puntos de venta por tienda y utilizan entre tres y cinco monitores de cocina —por ejemplo, las tiendas que cuentan con el servicio “Auto King”, es decir la caja dispuesta para los clientes que solicitan productos desde sus autos, requieren un monitor adicional—. 

Los locales Starbucks, por su parte, tienen un promedio de dos puntos de venta y no tienen cocina, con lo que resultan menos demandantes en términos de hardware y software Micros. De esta forma, el costo por local oscila entre los U$S 10.000 y los U$S 11.000.  De acuerdo con Carlos Benaglia, Regional Sales Director de Micros Fidelio Sudamérica, en los emprendimientos del rubro alimentos y bebidas “todo lo que es la operación física se transforma en dinero a través del uso de herramientas de gestión; cuanto más profesional es el management, más necesidad de contar con soluciones para hacer más eficiente el negocio; no sólo desde el punto de vista de la gestión operativa o de facturación, sino del resto de las operaciones, como el manejo de la cocina, la gestión del personal, la rotación y los stocks, entre otros”. 

El manejo centralizado le permite a Alsea optimizar la gestión: “Al tener todo estandarizado, obtenemos información homogénea y en tiempo real, con lo cual hoy los sectores de soporte, como por ejemplo Marketing, Administración y Compras, están bien al tanto de lo que pasa. Las áreas de atención de las tiendas también cuentan con un set de reportes e información que les ayuda a mejorar el negocio y visualizar si rinde o no, a controlar el fraude”, comenta Hirsch, quien pretende avanzar en un proyecto para integrar Micros a Oracle a nivel inventarios (cadena de suministros). 

Según el ejecutivo, la transformación les permite encarar nuevos proyectos sobre los sistemas implementados. Y detalla: “Ahora podremos trabajar sobre nuevas iniciativas como la de crear pantallas con sugerencias de venta para los cajeros, que son configuradas desde casa central”.



¿Te gustó la nota?

Comparte tus comentarios

Sé el primero en comentar