Grant Thornton o la gestión del tiempo

La consultora invirtió $ 200.000 en soluciones de ERP y BI para optimizar la administración y conocer las horas de trabajo de sus profesionales. 26 de Mayo 2010
Grant Thornton o la gestión del tiempo

No siempre se puede crecer de manera ordenada. Al menos, así ocurrió en Grant Thornton Argentina, una firma que opera en el área de consultoría y auditoría y que brinda servicios de contabilidad, impuestos y tercerización a las empresas. La representante local de Grant Thornton Internacional, entre 2006 y 2008 experimentó un importante crecimiento tanto en clientes como en empleados. Con el objetivo de administrar esa expansión decidieron adoptar un sistema de gestión y una herramienta de inteligencia de negocios que les permitiera potenciar la gestión interna y en las que invirtieron $ 200.000 (se dividió prácticamente en partes iguales entre ambas soluciones). A paso lento pero seguro, como reza el dicho. Así fue como se implementó el sistema ERP (planificación de recursos empresariales, por su sigla en inglés)  Plataforma  y, posteriormente, una herramienta de BI (inteligencia comercial) del proveedor QlickView. 

“Necesitábamos ordenar y explotar mejor toda la información de la compañía”, define Eduardo Diego, gerente de Sistemas y Gestión de Grant Thornton Argentina. Tras una etapa de desarrollo que llevó dos años de trabajo en el departamento de Sistemas, el CIO concluye: “Ahora podemos conocer con precisión las horas de cada proyecto, los resultados y dónde hay más inversión de tiempo y rentabilidad”.

Arnaldo Hasenclever, socio gerente de la firma, es uno de los principales usuarios de la herramienta de BI y explica que la administración de un producto intangible como el de Grant Thornton —que factura $ 30 millones prestando servicios de auditoría— “necesita registrarse de alguna manera”. Y, dada esa particularidad, es clave para la operatoria diaria contar con una plataforma tecnológica capaz de integrar toda la información proveniente de cada eslabón de la organización.

“Antes nos manejábamos con el sistema Waldbott —especifica Hasenclever—. Pero sólo lo utilizamos para la contabilidad de los clientes. Si bien registra las horas de nuestros profesionales, no nos era posible integrarlo a otras variables de la información, como, por ejemplo, el centro de costos. Necesitábamos un sistema de gestión que se pudiera integrar con toda la información.”

Otra dificultad frecuente era no poder contar con una herramienta efectiva para la gestión de proyectos. “Era común presupuestar 100 horas cuando en realidad terminaban ocupando 200 horas. Por eso requerimos una tecnología que midiera bien las etapas en cada trabajo y detectara este tipo de desvíos”, ejemplifica Diego.

Según Hasenclever, “esta plataforma fue elegida por el conjunto de los socios porque estaba diseñada específicamente para estudios. Existen un número muy reducido de programas específicos para nuestra profesión y el de Infogestión ya había sido probado en la competencia, por eso escogimos esta opción. Y desarrollarlo internamente nos hubiera costado más caro”. Tampoco, aseguran, evaluaron otras opciones de software. 

Tiempo conocido 
Hubo tres etapas de desarrollo: la económica financiera, otra orientada a gestión de recursos (personas, horas y costos) y evaluación económica de proyectos, y la última vinculada al software de liquidación de haberes PayRoll.  

En la primera fase, “la particularidad fue la gran cantidad de reportes económicos que debían trasladarse a QlikView y que eran desarrollados en plantillas de Excel, lo que consumía los tiempos de un recurso de suma importancia para la empresa, como es el gerente de Administración y Finanzas y sus colaboradores; y si bien el foco del desarrollo estaba asociado a la reproducción de dichos reportes, finalizó el proyecto como una completa aplicación de BI de finanzas”, detalla Juan Pablo Baldoni, director de Infogestión Bracht. 

Desde el proveedor también agregan: “Respecto al ERP, llevó ocho meses la etapa de mapeo, parametrización y capacitación, mientras que la puesta en marcha se realizó en sólo dos meses. Se integró el core business del negocio de Grant Thornton con el back office”, detalla Martín Bustamante, gerente de Operación de Infogestión Bracht. 

Una vez completada la primera etapa del proyecto —ordenar, unificar criterios y cargar toda la información sobre la plataforma de ERP—, el paso siguiente fue la explotación de BI. Son 11 los usuarios —entre gerentes y socios— que lo utilizan actualmente para relacionar los proyectos de cada cliente y visualizar así el pasaje de información de gestión a contable y financiero.

  Pero para llegar a este punto debieron correr varios bits bajo el puente. “Lo más difícil de haber alcanzado la información detallada y en línea fue la confiabilidad de los datos. Saber cómo conviene cargarlos para explotar la información es clave”, resume el CIO que, como resultado del proceso de implementación, su área pasó a llamarse Sistemas y Gestión, teniendo el 5 por ciento del presupuesto anual de la empresa para dar soporte a todo el negocio. 

Hágalo usted mismo
Según Hasenclever, la principal virtud del proyecto es la flexibilidad. “Como usuario final, el BI me permite armar un balance de tres o seis meses, por ejemplo; lo hago yo mismo: cambio las variables, elijo lo que quiero ver y analizo los indicadores”, fundamenta. El hecho de disponer de información de manera inmediata “y tener la posibilidad de relacionar distintas bases de datos” —como las contenidas en el servidor, la PC, la notebook o el smartphone— fue una mejora sustancial para el desempeño gerencial. “Pero recién ahora podemos decir que estamos explotando bien la información” apunta Diego, ya que para que los usuarios puedan elaborar reportes de balance por período o establecer comparativos entre distintos ejercicios y relacionar toda esa información con los centros de costos, se necesitó un largo proceso de ordenamiento, capacitación y consistencia de datos. Como se sabe, una herramienta de BI —que suelen ser costosas y llevan tiempo de implementación— no solucionan los problemas por sí solas. Lo que hay que tener en cuenta es que “el sistema arroja un resultado que está relacionado con la carga previa de datos. Esto es lo más crítico de una implementación de BI”, asegura Diego. Y agrega que “el compromiso de la dirección de la empresa, como sponsor del proyecto, fue uno de los principales factores críticos de éxito”.



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