Esa eterna materia pendiente: trámites informátizados

La Agencia Gubernamental de Control porteña invirtió más de $ 1,4 millón para acelerar los trámites de habilitaciones de actividades comerciales. Las claves de la renovación informática del organismo situado en el porteño barrio de Once. 04 de Enero 2010
Esa eterna materia pendiente: trámites informátizados

Creada a finales de 2007 junto con la gestión política que asumía en la Ciudad de Buenos Aires, la Agencia Gubernamental de Control (AGC) es el organismo encargado de habilitar, fiscalizar y controlar los espacios destinados a las actividades comerciales. Pero desde que comenzó a funcionar —antes dependía de la Subsecretaría de Control Comunal— se planteó el desafío de integrar la operación de todos los trámites de las habilitaciones porteñas. Para ello, fue necesario acudir a la tecnología.

Pablo Lera, coordinador General de la Unidad de Sistemas de Información y Procesos del organismo situado en el porteño barrio de Once, sintetiza el primer gran objetivo: “Hacer de la habilitación un trámite sencillo, rápido y transparente, que proporcione información integrada y disponible a los procesos”.

Para llevar adelante ese cambio, se estudiaron algunas alternativas, al menos así lo describe Lera. Se analizó primero un producto open source, la base de datos Post- greSQL 8, “pero al no tener soporte y niveles de servicio a nivel contractual (SLA, Service Level Agreement)” seleccionó una segunda opción: la base de datos 11g, de Oracle. “Para cada caso en particular hay que evaluar (opciones open source), pero como el área de habilitaciones es muy sensible, guardar los datos en una base de datos que tenga que depender de una comunidad de gente a mí no me da seguridad”, dice Lera. Y argumenta: “Esto es del gobierno de la Ciudad, no es mío ni de nadie en particular”. Para la base de datos, la AGC desembolsó $ 480.000 a principios de 2009 y al poco tiempo realizó una apertura de ofertas en la que puso a competir a tres partners del proveedor: Datastar, Tao IT y Grupo Most. Por contratación directa, el tercero resultó el ganador y encomendado para desarrollar una aplicación que, en conjunto con el software de Oracle, permitiera efectuar el trámite de habilitaciones simples por Internet. Con este fin se invirtieron $ 970.000.  Consultados por Information Technology  sobre el proceso de adquisición, Datastar y Tao IT no formularon declaraciones. 

Primeras trabas
Antes, el área gubernamental utilizaba un desarrollo interno sobre plataforma Cobol-Informix. Como resultaba imposible acelerar los tiempos de habilitación con el sistema viejo —las demoras iban desde los cuatro meses hasta años— el desafío, cuenta Lera, “era tener un aplicativo que lograra otorgar el trámite en 72 horas”.  El traspaso de datos de un software a otro se efectuó sólo para tenerlos como parte del historial, ya que el nuevo modelo de datos es completamente distinto.  

Para llegar a ese fin, además del reordenamiento de funciones y operaciones que tendría la nueva AGC, el organismo cambió de oficinas y sumó personal que realizaría tareas que antes se hacían en papel. Sumado a la falta de herramientas informáticas de diversa índole (PCs, Internet, seguridad, servidores), fue clave tener una herramienta para centralizar la información y poner en práctica las nuevas funcionalidades que se iban a realizar.  El proceso no fue fácil. Hubo que relevar casos de uso ante las nuevas necesidades o cambios funcionales, montar la red de telecomunicaciones, instalar una sala de servidores para dejar de depender de los equipos prestados por el Ministerio de Justicia y capacitar a los usuarios.  

De acuerdo con Mercedes Ferrari, jefa de Atención al Público de la AGC, “el aplicativo permitió solucionar inconvenientes en la operatoria diaria, posibilitando el cumplimiento de plazos para el diligenciamiento de los trámites de habilitaciones y permisos en sus diversas etapas”. Según Lera, “la idea era tener una forma de trabajar homogénea, con una base de datos y un sistema que nos permitieran ser confiables. Como organismo de control debo tener garantizada la veracidad del dato”. 

El tiempo es oro
Evaluados los procesos y factores que intervienen en el trámite de habilitación, se desarrolló el aplicativo con la empresa Grupo Most: un software desarrollado sobre plataforma Java que hace seis años funciona en el área de Habilitaciones Industriales de la Comunidad de Madrid, en España. Según Guillermo Heroles, CTO del proveedor, el sistema que adquirió la Agencia “debió ajustarse a las funcionalidades de la solución, dado que la legislación española para estas cuestiones difiere notablemente de la de la Argentina”. De hecho, “no contar con una normativa de respaldo puede dificultar una implementación fluida”. Sin embargo, afirma Heroles, “se logró una solución informática que dejó sin efecto circuitos administrativos obsoletos y ha optimizado el proceso de habilitaciones comerciales, al punto de emitir obleas de habilitación en 48 horas”. Aunque los trámites que los comerciantes pueden hacer en el área de habilitaciones de la ciudad son diversos, el 80 por ciento son simples y no requieren de una inspección previa. Tras el nuevo software “pasamos de un tiempo indefinido a asegurarle al ciudadano que podrá gestionar su habilitación entre  48 y 72 horas a través de la Web”. 

Sobre la funcionalidad del aplicativo, “desde el inicio del trámite hasta la generación de la plancheta de habilitación, los módulos del sistema permiten que los responsables de cada área evalúen la documentación presentada y reflejen en el software los sucesivos cambios de estado del proceso hasta  la culminación del mismo”, explica Heroles. “A la solución se puede acceder desde dentro y desde fuera de la AGC”, completa. 

Al cierre de esta nota, se estaba licitando la etapa dos del proyecto, que incluye la contratación del sistema de habilitaciones especiales. Esta categoría, dice Lera, “permitirá administrar los expedientes relacionados con las habilitaciones por transferencia de titular, ampliaciones de rubro y superficie y por unificaciones y habilitaciones por redistribución de usos”. 

La plataforma va a seguir basada en Oracle, pero se licitará la aplicación. Lera estima que para fin de año “ya estará eliminado el sistema viejo y vamos a tener toda el área de habilitaciones sistematizada”. La historia no terminará ahí. También se prevé el desarrollo de la página Web y el uso de e-goverment. 



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