Entornos virtuales para armar eventos

Crece el mercado de acciones corporativas y sociales y la oferta de software utilizado por los proveedores. Opciones que utilizan algunas de las empresas productoras de estos encuentros. El factor indispensable de las acreditaciones. 20 de Julio 2011
Entornos virtuales para armar eventos

En Capital Federal y el primer cordón del Conurbano Bonaerense, se llevan a cabo alrededor de 100.000 eventos corporativos por año, según informa Marcelo Gordin, presidente de AOFREP (Asociación de Organizadores de Fiestas, Reuniones Empresariales y Proveedores de la República Argentina). “El 20 o 25% se realiza a través de un organizador externo”, agrega Gordin. La organización requiere de especialistas que planifiquen, diseñen y produzcan encuentros corporativos o sociales con profesionalismo. El éxito de cada evento depende de la correcta distribución de las tareas y, en este aspecto, la utilización de un software apropiado es fundamental.

Existen diferentes empresas que organizan este tipo de actividades (la AOFREP registra 50), que optan por desarrollar su propio software, que les permite llevar a cabo metódicamente cada paso de la organización. Otras, en cambio, eligen comprar el programa respectivo. Por otro lado, la novedad es el servicio de software para utilización de los propios clientes.

Los modelos
EasyPlanner, empresa que brinda asesoramiento para la organización de eventos, ofrece una plataforma online que le permite al cliente acceder, a través de su usuario y clave, a herramientas interactivas para gestionar el evento. “Dentro de la plataforma online, cada cliente podrá ver toda la información de los proveedores seleccionados para contactarse, además de fotos y videos para conocerlos”, explica Eugenio Leiguarda, director de EasyPlanner. “Cuenta con herramientas colaborativas, llamadas EasyTools, en línea con el concepto 2.0, redes sociales y Google Apps”, amplía el directivo.

El servicio de software no tiene costo para clientes. “Los proveedores pagan comisiones, como lo hacen en otros rubros con las agencias de viajes, por ejemplo. Nuestro objetivo es mantener esta política para conseguir una masa grande de clientes en el corto plazo”, explica Leiguarda. Para el desarrollo del software y en la implementación de todas las funciones del servicio, la empresa invirtió $ 500.000.

Rocío, abogada de 31 años, que pidió mantener el anonimato, se casará en noviembre y utiliza la plataforma de esta empresa. “El software me está ayudando en varios aspectos de la organización: primero, para elegir el lugar físico donde haré la fiesta; luego, para la elección de catering y la ambientación. En esta segunda etapa, ya estoy viendo con ellos la elección de fotógrafo y video”, comenta.

La organización interna que requiere la herramienta
Otras empresas dedicadas a la organización de eventos han desarrollado su propio software. “El programa que utilizamos fue diseñado especialmente para nosotros. Surgió de la necesidad de tener totalmente organizada nuestra base de datos, tanto de clientes como de proveedores (lugares, hoteles, artistas, diseñadores, técnica, entre otros). Nos permite brindar un servicio de muchísima más calidad y cumplir con los requerimientos de la norma ISO 9001. De hecho, somos la primera empresa en América latina en certificar ISO 9001 en nuestro rubro”, afirma Diego Feldberg, director de Dafing Group, empresa que brinda servicios para eventos, convenciones, turismo corporativo y recursos humanos.


La inversión de este software fue de $ 10.000. “Llevó más de un año implementarlo y seguimos mejorándolo día a día. La organización interna dio un giro importantísimo, desde la gestión, hasta el ahorro en carpetas y papelería”, afirma Feldberg.

Por su parte, Rocío Villar, event planner y socia Gerente de la empresa de eventos sociales y empresariales con su mismo nombre, eligió comprar el software Ido Wedding and Event Professional Edition por u$s 200. “Es un programa de planeamiento para bodas o cualquier tipo de eventos, que te permite crear la lista de invitados, el plano del salón con sus respectivas mesas, realizar el RSVP y llevar y controlar el presupuesto de los novios u homenajeados. Es fácil de utilizar y te permite organizarse desde el primer momento hasta el gran día”, revela Villar.

Soluciones extranjeras
La event planner explica que este programa le permite brindar a sus clientes una visión completa del salón y una mejor organización para el armado de mesas. “Asimismo, posibilita hacer hincapié en los invitados (si vienen de otra ciudad o si necesitan un menú diferencial). Por otro lado, es útil para trazar los lineamientos generales, en cuanto a tiempo, de cada evento”, agrega.

Finalmente, como dato para las novias, Villar amplía: “Google Weddings también es una opción. Tiene muchos de los ítems que se necesitan para organizar un evento. Pero, como suele pasar con este tipo de aplicaciones estadounidenses, posee ciertas herramientas que están de más para los eventos argentinos”.



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