El papel pasa a segundo plano

La digitalización de documentos avanza en las empresas locales a través del software como servicio y las nuevas tecnologías. Permite procesos más eficientes y promete ahorros de tiempo, espacio físico y gasto administrativo. 20 de Diciembre 2011
El papel pasa a segundo plano

La gestión comercial de una compañía de seguros puede ser muy demandante. Entre solicitudes de aseguramiento, pólizas, denuncias de siniestros, liquidación y pagos de servicios, las carpetas de archivo se llenan una y otra vez, en el transcurso de meses, semanas y hasta días. La documentación abunda y las búsquedas y consultas ante cualquier reclamo pueden ser tediosas. 

Sin embargo, los procesos de digitalización están al alcance de la mano. Una compañía de este tipo puede llegar a traducir en pantalla cerca de 350.000 imágenes por mes y acumular archivos digitales por más de 30 millones.

Es el caso de La Caja de Ahorro y Seguro, por ejemplo. Su modelo es híbrido: una parte de sus archivos, cerca de 10.000 imágenes por mes (de las 350.000 totales), se escanean y digitalizan en sus sucursales a través de escáneres, mientras que el resto se realiza de manera tercerizada.    

Los casos pueden variar según la industria, rubro y sector de la economía. Tan dispares como una automotriz, un organismo del Estado o una empresa marítima (como Ultramar Argentina, que digitalizó las facturas de sus proveedores y configuró un esquema de workflow para la aprobación de las mismas).

Las soluciones, que aprovechan las ventajas del software como servicio (SaaS) y las plataformas virtuales pueden ser accesibles hasta para pequeñas o medianas empresas. La inversión inicial puede rondar los $ 1.500 (abono mensual), con la instalación de escáneres en la propia empresa. 

Todos buscan un objetivo común: hacer más eficiente la operatoria a través de la digitalización de documentos y de la administración digital. Por lo general, se caracterizan por tener un gran volumen de documentación en papeles, formularios, solicitudes o expedientes, con procesos de consulta diarios que exigen el aporte de recursos económicos, recursos humanos, riesgo de pérdida y espacio físico para archivo.  

Desde el día cero
“Básicamente, la digitalización nos agiliza la operatoria diaria, con un ahorro notable en espacio físico. El operador se maneja con la computadora y difícilmente tiene que recurrir al papel”, destaca Emiliano Abib, CIO del Registro Nacional de Trabajadores Rurales y Empleadores (Renatre).

Desde el año 2002, cuando el organismo comenzó con sus actividades, se adoptó la metodología de la digitalización y hasta la fecha se escanearon más de 16 millones de formularios de inscripción y documentación adjunta, tanto de trabajadores como de empleadores, como pueden ser seguros, recibos de sueldo, constancias ante la AFIP o títulos de propiedad.

“Fue algo natural que nació con el organismo y forma parte de nuestra cultura. Enviamos la documentación y nos vuelve en un CD en el transcurso de una semana. Ese archivo se importa en la base de datos y cada registro queda asociado a las imágenes correspondientes”, describe Abib.

El organismo trabaja con Train Solutions, proveedor especializado de servicios de digitalización, a través del software TSDocs (desarrollado por esta compañía).  Con acceso desde su propio sistema, cada empleado puede consultar los archivos, actualizaciones y trámites y realizar verificaciones diarias.

Por su parte, los documentos físicos siguen camino al archivo sin la necesidad de almacenamiento en el edificio central (por cuestiones legales los originales deben ser guardados por cierto tiempo), lo que también repercute positivamente en el tema de costos. “Más allá de los ahorros en espacio y tiempos, lo importante es tener bien aceitado el proceso, con una aplicación que permita ver las imágenes de manera rápida y eficaz”, asegura Abib. 

Otro organismo que optó por la digitalización fue el Poder Judicial de la Provincia de Buenos Aires, que convirtió cerca de 7 millones de documentos en imágenes, correspondientes a lo que denominan “Documentos de Juicios Universales”, que van desde quiebras hasta sucesiones. Ante el problema de la gran cantidad de consultas de los juzgados de la provincia a la sede central, ubicada en la ciudad de La Plata, se actualizaron los expedientes a través de una isla de digitalización operada por personal propio.    

Entre los principales beneficios se logró la agilización en el acceso a la información, el ahorro de espacio físico al deshacerse de aproximadamente 1,8 millones de fichas que fueron reemplazadas por el uso de un gestor documental para la localización de la información (además del ahorro de personal destinado a la confección de fichas con máquinas de escribir) y el back up y la preservación de la documentación.

 Bajo otra modalidad opera Volkswagen. La automotriz alemana que en 2010 patentó 127.139 vehículos (terminó como líder del mercado según datos publicados por la Asociación de Concesionarios, ACARA) y que emplea a 6.899 personas, cuenta desde finales de 2008 con soluciones de digitalización de Xerox (inicialmente trabajaban con T-Systems, como outsourcing para el área de IT) para asegurar el resguardo de remitos, facturas y contratos de autoahorro.

Los manejos de información se focalizan en áreas de la compañía como Tráfico de Aduana, Impuestos, Recursos Humanos y Logística. “La idea era ver cómo agilizar y optimizar el trabajo con papeles y remitos que genera cada ingreso de mercadería para producir los autos. A través de la digitalización, nos aseguramos evitar la pérdida de los documentos”, afirma Sergio Minski, Process Integration Manager & IT Governance de Volkswagen Argentina.

Actualmente, se convierten en imágenes alrededor de 150.000 documentos por mes a través de seis escáneres on site (internos, con software Kofax) en islas de trabajo con personal de Xerox. Allí trabajan cerca de 21 personas más un coordinador. “No fue una inversión muy grande porque lo armamos como servicio, con un plazo de 36 meses renovables. Pagamos un abono mensual  y la idea es crecer en la adopción”, cuenta Minski, que afirma que la implementación fue “rápida y transparente”, pero prefiere no revelar la inversión.

Entre los próximos planes en los que piensa trabajar relacionados con la digitalización se destaca la incorporación de workflows y la búsqueda de optimizaciones constantes en los procesos.   

A la carga del retail
No es una novedad que las empresas de consumo masivo viven del pago de facturas. Remitos que se entregan, facturas que se guardan, se liquidan y se pagan. El ciclo de cobranzas puede demandar mucho esfuerzo y tiempo, vitales para una compañía.

Así lo entiende Coto, que a través de sus 117 sucursales genera gran cantidad de facturas y documentos, de los cuales sólo una parte pasa por el proceso de digitalización. “Digitalizamos todo lo relacionado a la contabilidad de la compañía y los comprobantes que genera el proceso. Pero somos desarrolladores de nuestros propios productos”, destaca Daniel Padín, CIO de la cadena de supermercados que en 2010 facturó unos $ 10.600 millones (sin contar exportaciones) y que emplea a 16.000 personas.

A través de escáneres (con 4 usuarios) y programas específicos desarrollados internamente, “se clasifican los tipos de documentos y se cargan en el sistema para poder operar sin riesgos de pérdidas de material, con accesos a la información en forma rápida y con ahorros de tiempos de consulta”, remarca Padín, y afirma que por ahora no vislumbra nuevos desarrollos en este sentido.   

De la misma forma, Cervecería y Maltería Quilmes avanza con tres proyectos en simultáneo. Por un lado, la digitalización de legajos de supermercados, con 22.000 documentos al mes, lo que implica el 70 por ciento del volumen de las ventas realizadas.

“Es el proyecto más grande. La idea es evitar todo el trámite de las facturas y remitos, su traslado y los reclamos por si alguna se pierde. De esta manera, encontramos todo fácilmente ante cualquier requerimiento”, destaca Leandro Simari, líder de Proyectos de Quilmes, que en 2010 facturó  $ 4. 900 millones y que emplea a 4.850 personas.

El ejecutivo es responsable de la Central de Servicios de la región Latinoamérica Sur, desde donde se supervisan las 20 plantas que la cervecera tiene en la región.  Los otros dos proyectos se dividen entre la implementación de la digitalización relacionada a facturas de proveedores (proyecto estimado para ponerse en marcha en noviembre) y la digitalización de contratos en la sucursal Uruguay, también estimado para este año.

“Al tener centralizada la recepción de facturas por mesa de entrada, planteamos el proyecto de digitalizar todo en un mismo lugar y, a través del sistema, se identifica el proveedor y va al analista que corresponde”, comenta Simari sobre el segundo proyecto.

La idea del ejecutivo es procesar 12.000 documentos por mes a través de dos escáneres y evitar la pérdida de alguna de las 500 a 600 facturas que se reciben por día. “Nos agrega precisión y calidad”, sostiene. 

Más allá de las ventajas de tiempos, espacios y costos, Abib, del Renatre, asegura que “es fundamental  hacerlo con un proveedor de confianza, porque va a estar manejando información crítica para la empresa”. Además agrega que “es importante tener aceitado el proceso para ahorrar tiempo, con una aplicación que permita generar consultas de manera rápida”.  

Para Padín, de Coto, existe una gran contra en el tema de la digitalización en lo que hace a los aspectos legales, dado que las empresas se ven obligadas a manejarse por un tiempo determinado con los papeles. “Es difícil que las empresas inviertan masivamente en este tipo de soluciones si de todas formas tienen que almacenar todos los documentos”, aclara. 

Por su parte, Minski resalta que la clave es entender las necesidades del negocio. “Hay que verlo como un servicio que agregue valor, como una forma de optimizar los procesos que ya se tienen”, dice. En este sentido coincide con Simari, que agrega la variable centralización: “Primero hay que apuntar a tener centralizados los procesos. No sirve tener una digitalización descentralizada, con un escáner en cada área”.

Y explica que el objetivo debería apuntar a una digitalización activa como parte de una estrategia general de mejora de procesos. “No hay que tomarlo simplemente como una guarda de papeles”, recomienda el ejecutivo de Volkswagen.



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