Compra colectiva

Las empresas siguen detallados procesos de gestión de compras mediante licitaciones y compulsas de precios. Las variables que analizan para adquirir tecnología 02 de Febrero 2012
Compra colectiva
Dicen que salir de compras es pasión de mujeres. Sin embargo, los gerentes de Sistemas se toman la misión a pecho, especialmente en el cumplimiento de las estrictas reglas que hay que seguir para hacerlo. Empezando por la inevitable comparación de precios y a través de procesos formales, los CIOs elaboran extensas listas donde también se evalúan la calidad del servicio, el soporte y la estrategia de productos.  
Cuando se trata de adquirir tecnología, algunas empresas deben alinearse a las directivas de la casa matriz y otras, como en el caso del BICE (Banco de Inversión y Comercio Exterior), las normas del Estado. “Como nuestro banco pertenece al ámbito del Ministerio de Economía, tenemos que ajustarnos a estándares del Gobierno para la confección de pliegos”, explica Roberto Giménez, responsable de Tecnología de la Gerencia de Informática de la entidad. Por ejemplo, para efectuar compras mayores a $ 200.000 es necesario hacer una licitación, pero si la cifra es menor se lleva a cabo un concurso de precios.  

Un caso del ámbito privado es ABB, compañía europea de tecnologías de energía y de automatización, cuyas adquisiciones de Sistemas están reguladas por la ley Sarbanes-Oxley. “Para las compras es preciso hacer compulsas de precios con, por lo menos, tres proveedores”, argumenta Jorge Alizieri, Country IS Manager de la empresa. Para los procesos de compra, el área de Sistemas de ABB casi siempre trabaja codo a codo con otras unidades de la compañía, como Compras, Finanzas o Administración. Cuando se necesita hacer una inversión de más de U$S 20.000, Alizieri conforma una solicitud de pedido con las especificaciones de lo que necesita y propone proveedores. A través del sistema de gestión envía el pedido al área de Compras, que se encarga de recabar ofertas y precios. 

“Las propuestas llegan a Compras vía email y luego me las pasan para la evaluación técnica —dice Alizieri—. No siempre me informan sobre los montos pedidos para que pueda elegir con foco en lo técnico. A veces los precios son muy dispares, sobre todo en el segmento de consultoría.” Posteriormente, la propuesta elegida debe ser analizada y aprobada por otros niveles de la organización. El proceso completo puede tomar alrededor de un mes.

En la empresa de servicios financieros Red Link los valores también están originalmente vedados a Sistemas; si el área necesita comprar nueva tecnología, elabora un pedido en el que especifica lo que quiere adquirir y lo envía al área de Administración y Finanzas mediante un workflow de desarrollo interno realizado en Lotus Notes. 

Luego se manda un RFP (requerimiento de propuesta, en inglés), que contiene requisitos técnicos, tipos de servicios de soporte y las condiciones generales de contratación, a tres o más proveedores. Se les pide que entreguen las propuestas técnica y económica en sobres separados. El primero va a IT y el segundo a Finanzas. “La idea es darle más transparencia al proceso”, comenta Luis Nodar Pato, gerente de Tecnología de la red de cajeros.

En Red Link, los sobres son abiertos en presencia de miembros del área de Auditoría Interna y personal de ambas gerencias. “Se arma una matriz de evaluación técnica con los datos relevados, tanto los que surgen como respuesta a nuestros pedidos como otros que no dependen de las marcas. Por ejemplo, opiniones e informes de consultores internacionales, información de ‘benchmarks’ tecnológicos e ideas propias si ya se conoce al proveedor”, explica el gerente de Red Link. Cada ítem tiene un valor y de la suma se genera un puntaje para cada proveedor. Los resultados a los que llegó IT se comparten con el sector de Finanzas y se toma la decisión.

“En general, la elección se basa en primer lugar en la evaluación técnica y en segundo lugar en lo económico”, admite Nodar Pato. Tras tomar la decisión se negocia la forma de pago y se contrata al proveedor elegido.

Para las licitaciones en el ámbito público, la Oficina Nacional de Tecnología Informática (ONTI) regula las adquisiciones mediante normas que cubren la compra de hardware y licenciamiento de software. “Confeccionamos el pliego de acuerdo a sus criterios y se lo enviamos. Cuando vuelve aprobado estamos en condiciones de iniciar el proceso formal de licitación”, explica Giménez, CIO del BICE. Posteriormente, el área de Compras del BICE invita a proveedores para que envíen sus ofertas. Por su lado, el área de Informática analiza que cumplan con los requisitos del pliego y, tras un análisis técnico, las propuestas aprobadas pasan a revisión de precios por parte de Compras. Finalmente, califica la oferta más económica. 

Para agilizar el trámite, los organismos del Estado pueden acceder al sitio del Instituto Nacional de Tecnología Industrial (INTI), donde pueden seleccionar los productos que necesitan comprar (como PCs, servidores y switches, entre otros). Este sistema remite un certificado digital a la ONTI para que lo apruebe, en un trámite que requiere 24 horas. “Antes se enviaba por papel y en algunos casos aún sigue siendo así. En ese caso el pliego tarda alrededor de 20 días en volver”, explica Giménez. Este sistema informático está disponible desde hace un año y se le van agregando nuevos ítems de compra paulatinamente. 

Demos, ¿sí o no? 
Consultadas sobre si piden demostraciones a los proveedores que participan de la compulsa, algunas empresas eligen hacerlo y otras no. Depende del conocimiento previo de la tecnología, argumentan. “Al conocer al proveedor ya sabés a quien invitás”, reconoce Giménez. En hardware, el BICE, por ejemplo, suele convocar a proveedores internacionales como HP, Dell e IBM. “Esto tiene que ver con la experiencia que tuvimos con equipos de más bajo nivel y cuya vida útil resultó ser más corta y la cantidad de fallas mayor”, fundamenta el ejecutivo.

Lo mismo sucede con el mapa de ruta de la tecnología del proveedor. Generalmente no se pide una explicación sobre su desarrollo futuro al momento de la licitación o compulsa de precios, sino que los gerentes se van informando constantemente cuando asisten a eventos o reciben la información de los principales proveedores. “Por mes asisto a tres o cuatro presentaciones de proveedores para conocer nuevas tendencias y productos”, comenta Giménez.

Sin embargo, para Gustavo Suárez del Solar, CIO de Grupo Indalo (que agrupa empresas de infraestructura, ingeniería y construcción, transporte y alimentos, entre otras) es importante “pedir demostraciones y proyectos pilotos de alcance reducido con estrés real”.

Con él coincide Nodar Pato, quien destaca que es necesario comprobar el funcionamiento de la tecnología en el entorno en que están corriendo los sistemas de la empresa. “Puede haber particularidades de las aplicaciones de la firma que el fabricante no conozca”, justifica el ejecutivo de Red Link. En 2005, la red de cajeros realizó un proceso de virtualización —una tecnología nueva para la firma— que llevó alrededor de cinco meses porque incluyó una prueba de concepto. “Si se pide una prueba de concepto y dos proveedores dicen que la pueden armar para dentro de dos semanas y el tercero la entrega en sólo una, evidentemente tiene una ventaja sobre el resto”, asegura. 

Sobre la estrategia y el mapa de ruta de la tecnología, “hay que saber de boca del proveedor hacia dónde va la tecnología —agrega el gerente—, pero también de parte de terceros, como consultores internacionales. Un proveedor puede decir que va a desarrollar una tecnología que tendrá diez años de vida, pero tal vez los analistas ven que no será aceptada por sus costos o su complejo mantenimiento”.

Además, el ejecutivo sugiere mantener una relación comercial fluida con varios proveedores. “Es clave conocer las tecnologías y participar de las capacitaciones que organiza cada proveedor. Aunque no revelen directamente la falla de un competidor, siempre dan información que permite mejorar nuestro análisis a la hora de evaluar”, expresa Nodar Pato.

Al igual que sus colegas, Suárez del Solar subraya que el precio es un factor importante pero no determinante a la hora de elegir un proveedor. Para la mayoría, la calidad y solidez de marca viene primero.  

A largo plazo
En Grupo Indalo —integrado por varias líneas de negocios como alimentos, energía, infraestructura, servicios y producción— las propuestas son analizadas técnica, económica y financieramente. “Muchas veces hemos contratado a proveedores más caros pero con mejores propuestas técnica y financiera. En el caso de tecnología informática, el primer aspecto lo evaluamos en la gerencia de IT; el segundo, en conjunto con la gerencia de Compras Corporativas; y el tercero, lo hace la gerencia de Finanzas”, explica. El armado de RFP se realiza en el área de Desarrollo de Software, donde también se evalúan las propuestas técnicas antes de determinar la solución a adoptar. En cuanto a las cuestiones técnicas, se tienen en cuenta los plazos de implementación de la tecnología, la transferencia tecnológica y de conocimiento y el valor agregado en el producto.

“Los factores más importantes al comprar hardware son la confiabilidad, el servicio postventa y la reposición en plazos razonables; en el caso de software y consultoría, los tiempos de respuesta”, resume Suárez del Solar. Para Giménez, del BICE, en materia de hardware el soporte es clave. Siempre pide que las PCs y servidores tengan una garantía de cinco años porque el objetivo es asegurar la calidad. 

La ONTI propicia el uso del software libre, lo que no siempre es compatible con las necesidades de los entes estatales. El BICE, por ejemplo, utiliza tecnología de Microsoft salvo para correo electrónico, para lo que emplea Lotus Notes. “Si fuésemos un organismo que recién comienza sería más sencillo. Tenemos 20 años de existencia y ponernos ahora a gestionar software libre tiene un costo asociado. La gente de la mesa de ayuda está acostumbrada a dar soporte en productos de Microsoft y, entonces, el balance no sería muy favorable”, explica Giménez.

La premisa de no considerar al precio como determinante es más fácil de seguir cuando se compra hardware que software o consultoría. La diferencia en la oferta económica de los proveedores de equipos no suele ser tan grande como las de sistemas o, más aún, de servicios profesionales. 

En general, al contratar a estos últimos los clientes evalúan los antecedentes de los expertos propuestos por el proveedor. “Compramos mucha consultoría en forma de proyecto o de horas hombre —argumenta Alizieri—. En este último caso pedimos los CVs de las personas que van a venir. Los entrevistamos y gana la consultora con mejor precio y gente. No estamos mirando quién cobra la hora más barata. Hasta hacemos órdenes de compras extraordinarias porque queremos a determinada persona.”

La opción de orden de compra extraordinaria le permite al gerente de ABB saltarse el proceso de aprobaciones estándar. Cuando el gerente quiere que se contrate a un determinado proveedor —porque su solución es única, tiene el exacto “know how” requerido o se trata de la renovación de un servicio—, tras justificar la necesidad, puede recurrir a este proceso especial para que la compra sea adjudicada sólo con su firma y la del Chief Financial Officer. Para los CIOs los procesos de compra regulados pueden resultar una atadura que les quita tiempo, especialmente cuando se necesita hacer una adquisición rápidamente. Por el contrario, les asegura acceder a opciones adecuadas a los productos que necesitan.



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