Cetrogar redobla su apuesta IT para poder crecer

La cadena de electrodomésticos invirtió U$S 280.000 para poder soportar su proceso de expansión y mejorar la administración de 47 sucursales. 17 de Enero 2011
Cetrogar redobla su apuesta IT para poder crecer

La historia de Cetrogar comienza en 1980, cuando la familia Cetrolo decide abrir un pequeño local de electrodomésticos en Juan José Castelli, una ciudad que hoy tiene alrededor de 36.000 habitantes, ubicada a 270 kilómetros de Resistencia, en Chaco. Desde allí la empresa comenzó a expandirse a otras localidades y provincias. Tanto lo hizo que hoy factura $ 600 millones y cuenta con 800 empleados que atienden en más de 40 localidades de 12 provincias del norte y centro del país.

Este proceso de crecimiento cobró un impulso más vertiginoso tras la crisis que golpeó en 2001. “Nadie iba a suponer que después de la salida del 2002 la economía se iba a recuperar tan espectacularmente en corto tiempo”, dice Pablo Cetrolo, director Comercial de la firma, y destaca que de 2003 a 2008 “la empresa debe haber crecido alrededor de un 400 por ciento; salimos de la convertibilidad con 130 empleados y en 2007 ya teníamos 800. Para entonces teníamos 18 sucursales, que hoy suman 47”, describe. 

Para poder adaptarse a la nueva realidad la empresa modificó varias veces las soluciones que utilizaba para administrar sus operaciones: “De un sistema legacy pasamos a Calipso, luego a Calipso One, de ahí a Hansa Financial y ahora a SAP”, enumera Cetrolo. Con respecto al último cambio, Luis Devicenzi, gerente de Sistemas de la compañía, afirma que si bien Hansa —del proveedor HansaWorld— era un sistema “muy confiable, al que le faltaba todo el manejo de controles y niveles de autorización y mejor manejo de stock”. En detalle, explica que el sistema de gestión con el que estaban trabajando hasta ese momento tenía dos limitaciones “muy importantes”: por un lado, el diseño de su base de datos (propietaria) la hacía muy compleja de mantener y comenzaba a perder performance, a riesgo de que se dañara y se perdiera información y tiempo; por otro lado, estaba diseñado para que un mismo usuario realizara todas las operaciones sin mayores controles, sin niveles de autorización y con el consiguiente riesgo de cometer errores. En otras palabras, sintetiza Cetrolo, “el software que habíamos dimensionado para una estructura con determinada cantidad de sucursales y determinado volumen de operación quedó chico”. 

Venta rápida
Para la selección de la solución se organizó un comité interdisciplinario en la empresa, que evaluó las posibilidades preseleccionadas previamente por los ingenieros de la gerencia de Sistemas junto con los gerentes de las principales áreas usuarias, como Contabilidad, Tesorería, Logística, Comercial y Compras. Durante el proceso, además de SAP evaluaron otras alternativas como Oracle, JD Edwards y Quilate. “Además, consideramos la posibilidad de actualizar Hansa, pero no le veíamos la robustez que necesitábamos a nivel procedimientos y procesos”, recuerda Cetrolo. Y explica que finalmente se decidieron por SAP All in One for Retail porque cubría esos requerimientos y por tratarse de un producto “world class”. 

De los proveedores que quedaron en el camino, sólo Quilate respondió a la consulta de Information Technology. “No se avanzó con una demostración ni hubo propuesta ni presupuesto formal; no tuvimos oportunidad de participar realmente en la elección”, dice Marcelo Spak, responsable de Comercialización de Quilate.

En el proyecto se invirtieron U$S 280.000 en 50 licencias concurrentes para 70 usuarios. Posteriormente comenzó la evaluación del partner que se ocuparía de la implementación. La dos finalistas fueron Softtek y Crystalis Consulting. “Optamos por el esquema de implementación estandarizado que nos propuso Crystalis”, comenta Cetrolo. Y Devicenzi especifica que, “si bien ambas empresas eran bastante parecidas en determinados aspectos, la solución presentada por Crystalis tenía, a nuestro entender, una solución más clara en lo que se refiere a la interfaz desde los sistemas satélites hacia SAP”. Softtek prefirió no hacer comentarios al respecto.

Recién entonces comenzó la implementación, en febrero de 2008, que duró unos siete meses y para la cual debieron acondicionar la estructura de cada uno de los sectores para resguardar la seguridad y la confidencialidad de los datos ingresados y de los niveles de autorización. 

Para ello, según Devicenzi, se estableció un cronograma que contemplaba la conversión y migración de los datos y un procedimiento de autorización formal de cada propietario de datos. Se depuró la información a migrar y se definió un cronograma de pruebas para evaluar el funcionamiento de la aplicación. Además, se establecieron mecanismos de monitoreo y asignación de perfiles y autorizaciones durante la etapa de implementación y se documentaron todos los accesos especiales que se eliminarían una vez concluido este proceso. Por último, se efectuaron procedimientos de desarrollo, testeo y puesta en funcionamiento y se definieron los accesos y perfiles en el nuevo sistema, en base a un análisis de las funciones de cada puesto de trabajo. 

“La sorpresa, tanto para la consultora como para nosotros, fue no haber medido de forma seria la cantidad de movimientos que Cetrogar tenía que migrar luego de la depuración de los mismos, aún cuando había sido algo sobre lo que permanentemente insistimos; así, lo que según el cálculo estimado debía llevar entre cuatro y ocho horas, finalmente llevó tres días de proceso”, recuerda Devicenzi. El CIO agrega que, en total, se migraron asientos contables (sólo de facturas con saldo y los pagos correspondientes), los materiales (códigos de artículos) y el stock de cada una de las 40 sucursales, 500.000 clientes, 20.000 códigos de artículos y un promedio por sucursal de 11.000 asientos de venta e igual cantidad de asientos de cobranza. Como parte del proyecto, y para poder soportar el nuevo aplicativo, Cetrogar compró dos servidores IBM 3550 y un sistema de storage DS3400. 

Hoy, el nuevo ERP procesa y administra la información generada por todas las sucursales, que en total promedian las 2.500 transacciones de ventas, 12.000 recibos diarios y 3.000 clientes nuevos junto con 1.500 altas de clientes fidelizados por mes. La herramienta también nutrirá a la solución de business intelligence Cognos que utiliza la empresa, que toma datos de otros sistemas satélites, entre los cuales se destacan Algoliq (gestión de recursos humanos) y Open Orange (financiera). A estos aplicativos se sumará el nuevo software PoS (Point of Sale), que la compañía está desarrollando actualmente “para ayudar al vendedor a concretar una venta más rápida, que tienda a minimizar el error”, puntualiza Devicenzi.

La recepción de SAP por parte de los empleados, que en promedio rondan los 30 años de edad, fue “sorprendentemente buena”, admite Cetrolo. A su entender, esto se logró gracias a las características de la compañía. “Cetrogar es una empresa muy joven, lo que quiere decir que va mejorando y evolucionando, y para que haya hecho todo lo que hizo, necesariamente tiene que ser una empresa muy flexible”, cierra.



¿Te gustó la nota?

Comparte tus comentarios

Sé el primero en comentar