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Calzetta Neumáticos estrena un sistema rodante

La empresa destinó $ 70.000 a una solución de gestión para integrar la operatoria de sus sucursales y hacer un seguimiento de sus clientes. Es considerada la primera empresa de su rubro en implementar un sistema de calidad bajo normas ISO 9001”. Hoy, es distribuidor oficial de las marcas Michelín y Fate, emplea a 70 personas y factura $ 36 millones 24 de Septiembre 2010
Calzetta Neumáticos estrena un sistema rodante

Calzetta Neumáticos es una Pyme de capitales argentinos especializada en la venta de neumáticos, llantas, accesorios y servicios asociados. Con su casa central en el partido de San Martín, más sucursales en San Isidro, Martínez y el mismo San Martín, y tres depósitos centrales, se enorgullece de ser “la primera empresa de su rubro en implementar un sistema de calidad bajo normas ISO 9001”. Hoy es distribuidor oficial de las marcas Michelín y Fate, emplea a 70 personas y factura $ 36 millones.

Calzetta administra sus cuatro sucursales y un depósito mediante una solución de gestión integral —MasterSoft Gestión, versión Enterprise— montada en una solución de red privada virtual IP. Y por estos días está en proceso de integrar otro de sus depósitos al manejo centralizado. Durante el primer semestre de este año incorporó un módulo de CRM (gestión de la relación con clientes) que le permite contar con información de sus clientes finales, necesaria para fidelizarlos y potenciar la oferta de servicios.

“La idea fue que el cliente, si necesita cambiar cubiertas o hacer un service, nos tenga presentes —explica Pablo Rumi, responsable de Tecnología de Calzetta Neumáticos—. A tal fin le solicitamos datos como su e-mail, la fecha de su cumpleaños y de qué club es hincha, como para hacer seguimientos y promociones. El producto que vendemos necesita cierto mantenimiento: por eso al cliente también le pedimos el dato del kilometraje y la distancia promedio que recorre por mes, para poder estimar cuándo va a necesitar servicios y contactarlo.”

Una de las situaciones que enfrentaba esta firma era que, si en una camioneta llevaba mercadería por montos superiores a $ 20.000 dentro de la provincia de Buenos Aires, debía gestionar un Código de Operación de Traslado (COT) ante la autoridad impositiva (la agencia de recaudación ARBA). “Cada vez que tenían que efectuar un traslado, luego de elaborar el remito en el sistema, debían realizar otro proceso externo para pedir la autorización de ARBA —explica Marcelo Di Chena, socio gerente de MasterSoft—. Entonces se decidió implementar un aplicativo de remito electrónico, que les permitirá gestionar el código a través de un web service del ente recaudador. Al emitir el remito, automáticamente gestionará la autorización.”

Calzetta está aprovechando esta implementación, actualmente en proceso, para efectuar un cambio importante en su manejo logístico: “Era un flanco que no teníamos muy organizado y ahora que vemos que el sistema lo puede cubrir, le pusimos foco. Y al hacerlo notamos que hay una manera de hacer las cosas que permite mayor control”, señala Rumi.

Antes y después
Claro que para llevar adelante estas mejoras primero hubo que sentar las bases fundamentales. En el pasado esta firma operaba con una solución obsoleta (MSGestión también de MasterSoft, que corría sobre ambiente DOS, por lo que cada sucursal tenía su producto, sin comunicación entre sí). La necesidad de manejar la información en forma conjunta entre todos los puntos de venta y de estar actualizados los llevó a buscar una herramienta cliente-servidor durante 2007.

La idea era centralizar el manejo integral de la compañía: “Los problemas cotidianos que se nos presentaban tenían que ver, por ejemplo, con el stock: si un cliente pedía un producto sabíamos qué existencias teníamos en ese local pero no las que había en otros; entonces había que llamar por teléfono y se perdía tiempo. Otra problemática era que si un cliente se acercaba a alguna sucursal para pagar facturas de distintos puntos de venta era muy engorroso dividir el cheque en los distintos recibos; o tal vez un cliente que inhabilitábamos en una sucursal de pronto iba a otra, compraba ahí y luego venía el cheque rechazado. Con lo cual, ante la imposibilidad de tener cuentas corrientes unificadas, nos estafaba por varios lados”, recuerda Andrés Calzetta, director de Calzetta Neumáticos.

La migración demandó unos siete meses: primero se completó en la sede central y en un depósito, mientras las otras casas seguían trabajando en forma descentralizada; posteriormente se conectó al resto de las sucursales de manera online.

Durante el primer año las comunicaciones se resolvieron con una VPN sobre conexiones ADSL —provistas por Telecom—, “que funcionaba pero que siempre se usaba al límite”. Al año, por un tema de performance, la firma contrató el producto Hyperway Small Office, una solución de red privada virtual IP de Telecom para interconectar oficinas remotas (en este caso con cinco enlaces), por los que paga $ 500 mensuales por punto de VPN.
La implementación estuvo acompañada de algunas mejoras en materia de hardware: en un principio se adquirió un servidor (un clon Intel); y, posteriormente, con la apertura de la nueva sede central en el partido de San Martín, en el segundo semestre de 2008, se compró otro equipo Dell y una UPS (hay una en la casa central y cada sucursal tiene la suya).  La inversión en el proyecto fue de alrededor de $ 70.000 (incluye los servicios de migración de datos e integración de la solución). Además, Calzetta paga un abono de mantenimiento bimensual que ronda los $ 600 e incluye cinco horas de consultoría.

Evolución y autocrítica
Revisando la estrategia de implementación, Calzetta reconoce que “si hubiésemos dedicado más tiempo a la capacitación, por lo menos para los sectores o el personal clave de la empresa, le hubiésemos sacado más jugo al sistema de entrada. En cambio, lo que sucedió es que empezamos usando el 10 por ciento de la herramienta por falta de conocimiento; recién a medida que fuimos necesitando más información, comenzamos a explotarla”.

La cantidad de usuarios del sistema ronda las 40 personas. En las sucursales el sistema es utilizado por personal de mostrador y venta minorista;  en casa central, por el área de Administración y Venta Mayorista. También se usa en un depósito.

MasterSoft Gestión Enterprise tiene un back office administrativo con un módulo de contabilidad con administración por centro de costos, lo que le permite a Calzetta determinar los resultados por línea de negocios y por local, entre otras funcionalidades. La implementación “aportó mucha agilidad en el manejo de la información: en el pasado, obtener estadísticas o ver las cuentas corrientes de los clientes era mucho más engorroso; hoy con un click salen los listados —destaca Calzetta—; además, conocemos el stock exacto que tenemos en los distintos locales”.
Si bien no se calculó el retorno de la inversión del proyecto, según el director de la compañía que lleva su apellido, “notamos el beneficio en la posibilidad de concentrar toda la información contable en una máquina, entre otras ventajas. Antes el contador tenía que ir juntándola por todos los locales, recopilarla y recién después procesarla”.



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