Business Intelligence o la velocidad de los datos

Rafaela Alimentos superó la falta de información del negocio y mejoró la velocidad de acceso a reportes tras invertir US$ 25.000 en Business Intelligence. 18 de Enero 2010
Business Intelligence o la velocidad de los datos
Existe una diferencia entre querer y poder. A veces se interpone un abismo en el que los deseos se vuelven inalcanzables, sobre todo si los proyectos están planeados al detalle pero los recursos no permiten ponerlos en práctica. “Uno de los diferenciales de este caso es que la compañía quería una solución pero contaba con muy poco presupuesto para llevarlo a la práctica”, resalta Damián Chacón, partner Manager del    proveedor de soluciones de Business Intelligence (BI) MicroStrategy. Hace referencia a Rafaela Alimentos, una empresa frigorífica de Santa Fe fundada en 1915 que se especializa en el mercado de  embutidos y distribuye sus productos en todo el país. La firma cuenta con dos plantas (una en la ciudad de Rafaela y otra en Casilda), 1.200 empleados y factura $ 306 millones, de los cuales exporta $ 98 millones.  

En toda esta estructura, a la que se le suman oficinas comerciales en Buenos Aires, Lino Costa, gerente de Sistemas de Rafaela Alimentos, comenzó su iniciativa para optimizar la información que les brindaba el sistema ERP e incrementar la cantidad de datos que se pueden obtener para facilitar un análisis más profundo, sobre todo en los sectores relacionados con el área de ventas de la compañía.

¿Cuál era la dificultad? Un aplicativo ERP desarrollado internamente que daba la información a nivel agregado y que no permitía segmentar los valores de ventas por zonas, por cliente o por artículo. “La problemática era que ciertos sectores de la empresa estaban pidiendo continuamente información de venta con proyecciones y con una serie de detalles y nos costaba mucho responder utilizando las herramientas con las que contábamos”, explica Costa. 

Una plataforma de BI parecía ser la solución, compuesta por una serie de productos que están pensados para integrar los datos y dar al negocio una visión analítica. El gran diferencial estaría dado por una interfaz web que permite el acceso remoto de algunos usuarios. “Nos volcamos a BI para movernos hacia nuevas tecnologías y ofrecer aún más servicios de los que se nos estaban pidiendo”, dice el CIO.  

El proyecto, que comprendió un período de evaluación de distintos proveedores realizado por la compañía, se llevó a cabo en seis meses.

A principios de 2007 comenzaron con la selección de la herramienta y para finales de ese mismo año la solución ya estaba en marcha. “Sin contar el recurso de la desarrolladora de la empresa, el presupuesto incluyó la compra de software, la consultoría, los cursos de capacitación y la actualización de las licencias, lo que sumó U$S 25.000”, cuantifica el ejecutivo.

La tercera es la vencida
Con recursos internos, Rafaela Alimentos diseñó un data warehouse para probar tres prototipos de distintos proveedores de software. El primero de ellos era Analysis Services, un producto de Microsoft, una herramienta que venía junto con su sistema de gestión de base de datos, el SQL Server 2005. “Lo probamos porque lo teníamos disponible para el uso. Nos dio algunos resultados interesantes pero no nos pareció adecuada la presentación de la información, porque le exigía un esfuerzo muy grande al usuario final para comprenderla”, detalla Costa, en referencia a que la solución ofrecía la visualización de los resultados en planillas Excel.

Paralelamente, testearon la solución de QlikView. “Nos pareció un muy buen producto, pero nosotros teníamos una serie de usuarios que iban a utilizar la aplicación de forma remota, por lo que necesitábamos una aplicación web. La versión online de QlikView tenía un costo que superaba nuestro presupuesto, y por eso decidimos optar por MicroStrategy”, explica Costa. Ninguno de los proveedores, ante la consulta de Information Technology, quiso hacer comentarios al respecto.

La solución de MicroStrategy es una plataforma compuesta por MicroStrategy Architect, Desktop Designer, Web Professional, OLAP Services, Report Services y Narrowcast Server. Todos estos productos cumplen el rol principal de integrar la base de datos y el ERP propio de la compañía con la herramienta de Business Intelligence que permite, a través de un navegador de Internet, tener acceso a la información por parte de los usuarios. “El primer proyecto fue para Comercialización y tenía como objetivo analizar las ventas, costos fijos y variables, rentabilidad y contribución marginal, entre otras variables. Se hicieron reportes y tableros por producto, por cliente, por número de CUIT, por marca, y según otros indicadores”, explica Costa. 

El proceso implicó que los usuarios, primero, chequearan que los datos provenían efectivamente de la base de datos y contrastasen la integridad de los datos entre el data warehouse y el sistema anterior. “La elección del producto pasó por un tema de presupuesto y por el tipo de prestación que ofrecían. Podía llegar más allá de lo que nosotros queríamos en ese momento y con un precio razonable”, explica Costa. Fabiana Castro, analista Senior de Rafaela Alimentos, se encargó de hacer las evaluaciones y la puesta en marcha del proceso. 

“No tuvimos obstáculos importantes. Nos encontramos con dificultades normales que se fueron resolviendo con consultas de soporte técnico y con horas de consultoría de la mano del proveedor. En general, se relacionaban con la adaptación y aprendizaje en la utilización de la herramienta”, reconoce Lino Costa.

Como un rayo 
Actualmente, el sistema es utilizado por ocho personas en la compañía, que son los que toman las decisiones y trabajan con el análisis de las variables en forma constante.  “La toma de decisiones con información confiable, la determinación de tendencias y la eliminación de inconsistencias en los datos que no habíamos percibido con el ERP”, comienza a enumerar el ejecutivo con respecto a los beneficios que observan hoy sobre la implementación. Y la velocidad de respuesta: “Obtener un listado tardaba entre 20 y 30 minutos, porque había que procesar todo en el momento. Hoy el tablero se muestra en menos de un minuto”, dice Costa.

La implementación comenzó hace dos años en el área Comercial y de a poco se fue trasladando hacia otros sectores de la compañía. Los planes apuntan a extender la herramienta hacia el departamento de Cobranzas y Proveedores. “En realidad estamos comenzando por el análisis de cobranzas y al aspecto financiero de la empresa. Es nuestra prioridad número uno”, cierra el ejecutivo.



¿Te gustó la nota?

Comparte tus comentarios

Sé el primero en comentar