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Ayúdate de la tecnología para organizar tu lugar de trabajo

Cada vez más servicios permiten mejorar el orden dentro de nuestra oficina.

29 de Enero 2015
Ayúdate de la tecnología para organizar tu lugar de trabajo

El orden es necesario en cualquier empresa y en todos los niveles. Todo debe estar organizado, desde la propia oficina hasta los archivadores o los datos informáticos. Mantener en orden un negocio puede marcar la diferencia entre el éxito o el fracaso.

oficina

Afortunadamente, cada vez se desarrollan más métodos y tecnologías para facilitar esta tarea. Sin duda, conseguir reducir al máximo la cantidad de documentos en papel ha sido todo un avance porque ha permitido ganar en espacio y también en comodidad a la hora de gestionar toda esta información. Informatizar los documentos y almacenarlos en discos duros y servidores permite prescindir de armarios y archivadores.

También es importante intentar reducir el cableado al máximo mediante aparatos inalámbricos, tanto teléfonos, como ordenadores o Wi Fi. De esta manera, el puesto de trabajo presenta un mejor aspecto y se evitan accidentes.

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Para mejorar las reuniones y presentaciones es muy útil recurrir a proyectores o monitores, pues permiten exponer cualquier tipo de información de forma eficiente y limpia a toda la compañía. Precisamente para que todos los trabajadores estén interconectados, se recomienda también crear una red de Intranet. De esta manera, no solo pueden intercambiar información entre ellos sino que es un modo de que todos los empleados estén al corriente de todo lo que ocurre, lo que repercute positivamente en su motivación y en la idea de que forman un equipo.

También es recomendable utilizar software o aplicaciones especializadas para organizar el trabajo. Microsoft Outlook puede que sea una de las aplicaciones más usadas en el mundo de la empresa tanto por sus servicios de correo electrónico como por el resto de posibilidades de organización con las que cuenta. Lo mismo ocurre con la app Evernote, perfecta para la recopilación de tareas y para guardar archivos incluso en formato original. También Mint es muy útil, ya que permite gestionar las finanzas de la empresa.

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Los dispositivos electrónicos de almacenamiento, como los lápices de memoria o los discos duros externos, también resultan básicos al permiten trasportar una gran cantidad de información, algo imprescindible si se trabaja fuera de la oficina. El coste del almacenamiento digital no deja de caer año tras año, y ahora mismo, en tiendas especializadas en electrónica y material de oficina como Staples, es posible encontrar una gran variedad de opciones de almacenamiento para nuestro negocio a un coste inimaginable hace tan sólo unos años.

Por último, es más que recomendable aprovechar los servicios de “la nube” a través de apps gratuitas como Dropbox tanto para compartir como para editar documentos en tiempo real, independientemente de que los usuarios no estén en una misma oficina.

Poner orden en el trabajo es indispensable. Favorece la motivación y fomenta que el ambiente laboral sea más eficiente y flexible. Por ello, invertir en tecnología para mejorar la organización de la empresa, independientemente de su tamaño, es una forma de estimular el negocio.
 

 



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